Ein Schlüsselübergabeprotokoll erstellen - so sollten Sie dabei vorgehen

Ein Schlüsselübergabeprotokoll sollten Sie so vollständig verfassen, dass im Nachhinein keine Unklarheiten entstehen können - insbesondere sollte nicht über die Anzahl der übergebenen Schlüssel gestritten werden können, wenn einer davon verloren gegangen ist.

Das Schlüsselübergabeprotokoll vollständig abfassen

• Bezüglich der äußeren Formalien sollten Sie darauf achten, dass das Schlüsselübergabeprotokoll das Datum der Übergabe und die Namen bzw. Unterschriften von Übergeber und Empfänger enthält. Ist ein Zeuge bei der Übergabe dabei, sollte auch er das Protokoll unterschreiben.
• Findet die Übergabe nicht zwischen Privatpersonen statt, sondern innerhalb einer Organisation, so wird sich auf dem Protokoll auch ein Firmenstempel bzw. Stempel der Organisation befinden.
• Inhaltlich sollten Sie vor allem darauf achten, dass Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel aufgeführt sind. Besteht die Angabe hingegen nur pauschal aus einer Mengenangabe - beispielsweise "drei Schlüssel" -, könnte es bei der Rückgabe zu Problemen kommen.
• Denn zwei einfache Kellerschlüssel und ein Haustürschlüssel sind etwas anders als zwei Haustürschlüssel zu einem Sicherheitsschloss und nur ein einfacher Kellerschlüssel. Ein Dritter bzw. ein Gericht wird aus der reinen Mengenangabe nicht schließen können, welche Schlüssel Sie berechtigterweise zurückfordern können - und Sie müssten dies im Zweifel beweisen.
• Auch die Angabe, zu welchem Zeitpunkt das Protokoll bei einem Umzug erstellt wurde - also Einzug oder Auszug - kann sehr nützlich sein.

Mit dem allgemeinen Übergabeprotokoll verbinden

• Natürlich können Sie die Schlüsselübergabe auch in einem allgemeinen Übergabeprotokoll aufführen.
• Dies sollten Sie ohnehin beim Einzug in eine Wohnung erstellen, damit es später keinen Streit darüber gibt, in welchem Zustand und mit welchem Zubehör Sie die Wohnung übergeben bzw. bezogen haben.
• In einem solchen Übergabeprotokoll können Sie dann auch die Schlüssel auflisten, die Sie empfangen bzw. die Sie dem Mieter ausgehändigt haben.

Ein Schlüsselübergabeprotokoll sollte so abgefasst sein, dass hinterher keine Fragen mehr aufkommen können. Insbesondere sollte auch die Art der übergebenen Schlüssel genau bezeichnet sein.