Gewinn- und Verlustrechnung in Excel durchführen - so geht's

Für die Durchführung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Einnahmen-Überschuss-Rechnung brauchen Sie keine vertieften Excel-Kenntnisse. Allerdings benötigen Sie im Vorfeld gut geordnete Unterlagen, damit Sie in die entsprechenden Spalten der Excel-Tabelle auch die richtigen Zahlen eintragen können.

Gewinn- und Verlustrechnung als Excel-Tabellenblatt

Eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung im Sinne einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung können Sie auf einem einzelnen Excel-Tabellenblatt erstellen.

1. Definieren Sie auf der linken Seite des Tabellenblattes eine Spalte, in der Sie alle Ihre Betriebseinnahmen untereinanderschreiben.
2. Denken Sie dabei daran, dass zu den Betriebseinnahmen auch die im jeweiligen Jahr vereinnahmte Umsatzsteuer gehört. Auch die im Veranlagungszeitraum vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer gehört in die Spalte mit dem Betriebseinnahmen.
3. Damit Excel sämtliche Betriebseinnahmen, die Sie in die Spalte geschrieben haben, zusammenzählen kann, müssen Sie in einem Kästchen darunter die Summenfunktion aktivieren. Gehen Sie dazu mit dem Cursor in den Kasten und schreiben Sie dann in die im Tabellenblatt angezeigte weiße Befehlszeile beispielsweise  "=SUMME(B4:B13)". Dies bedeutet, dass Excel die in Spalte B in den Zeilen 4 bis 13 aufgelisteten Zahlen addiert.
4. Rechts von der Spalte mit den Betriebseinnahmen definieren Sie eine Spalte, in die Sie Ihre Betriebsausgaben eintragen. Zu den Betriebsausgaben gehören dabei auch die im Veranlagungszeitraum an das Finanzamt gezahlten Vorsteuern und die an andere Unternehmer gezahlten Vorsteuerbeträge.
5. Um die Jahressumme dieser Ausgaben zu ermitteln, gehen Sie entsprechend wie unter Nr. 3 geschildert vor. Nun weist Ihnen Excel eine Summe für die Betriebsausgaben und eine für die Betriebseinnahmen aus.
6. Ihr Betriebsergebnis ermitteln Sie dann, indem Sie die Ausgaben von den Einnahmen abziehen. Gehen Sie dazu mit dem Cursor in ein Kästchen der Tabelle und aktivieren Sie dort die Subtraktionsfunktion, indem Sie sie in die Befehlszeile schreiben. Die Funktion könnte beispielsweise lauten "=B17-E17". Excel zieht dann den in Spalte E in Zeile 17 ausgewiesenen Betrag von dem in Spalte B in Zeile 17 ausgewiesenen Betrag ab.

Worauf Sie bei der Tabellenkalkulation achten sollten

• Wenn Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit anderen Excel-Tabellen verknüpfen, in denen beispielsweise die monatlichen Beträge ausgewiesen sind, dann sollte Sie insbesondere darauf achten, dass sich in die Tabelle keine falsche Verknüpfung bzw. keine falsche Zahl schleicht.
• Der Vorteil vieler Tabellen-Verknüpfungen liegt zwar darin, dass sich bei Aktualisierung einer Zahl die anderen damit verknüpften Zahlen entsprechend automatisch anpassen - tragen Sie jedoch an einer Stelle die falsche Zahl ein, zieht sich diese durch eine ganze Excel-Arbeitsmappe. Den Fehler dann wiederzufinden, gleicht oft der sprichwörtlichen Suche nach dem Heuhaufen.

Mit Excel können Sie eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung leicht selbst erstellen. Bei Verknüpfung mehrerer Tabellen miteinander sollten Sie allerdings gründlich vorgehen.