Aufbewahrungsfristen von Personalakten - das sollten Sie beachten

Wissenswertes zu den Aufbewahrungsfristen von Personalakten

• Sie sollten als Arbeitgeber wissen, dass die Aufbewahrung der Personalakten keine gesetzliche Verpflichtung ist. Sie sind daher berechtigt, die Unterlagen nach Ausscheiden des Mitarbeiters zu vernichten.
• Dies ist allerdings nicht sinnvoll, da Sie teilweise noch alte Dokumente für Ihre Steuererklärung brauchen. Aus diesem Zweck ergeben sich zwei unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die Sie unbedingt einhalten sollten.
• Personaldokumente, die Sie für die Steuererklärung verwenden, müssen Sie sechs Jahre lang aufbewahren.
• Bewahren Sie in den Personaldokumenten Buchungsbelege auf, so müssen Sie diese nach dem Gesetz zehn Jahre lang aufbewahren.
• Dokumente, die für Beitragsberechnungen der gesetzlichen Unfallversicherung wichtig sind, müssen Sie nach § 165 SGB VII fünf Jahre aufbewahren.
• Diese Fristen aus dem HGB und dem BGB sind wichtig, damit Sie keine Steuervergünstigungen verlieren.
• Darüber hinaus ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz, dem Mutterschutzgesetz und dem Jugendarbeitsschutzgesetz Fristen von zwei Jahren für Personalakten. Diese beginnt jedoch erst nach der letzten Meldung, die Sie beim Sozialversicherungsträger abgegeben haben.  
• Insgesamt ist Arbeitgebern anzuraten, Personalakten grundsätzlich zehn Jahre lang aufzubewahren und danach zu entsorgen.

Archivierung der Personalakten

• Wichtig ist, dass Sie die Personalakten in Papierform aufbewahren. Dies sollte an einem trockenen Ort sein. So eignen sich Aktenschränke sehr gut.
• Sinnvoll ist es, die Akten der Mitarbeiter, die bei Ihnen arbeiten, alphabetisch zu sortieren.
• Die Akten der ausgeschiedenen Mitarbeiter sollten Sie in einem separaten Raum aufbewahren und sie chronologisch nach Austrittszeitpunkt sortieren. So sehen Sie immer auf einen Blick, welche Akten schon ein Jahrzehnt im Archiv sind und vernichtet werden können. So wahren Sie die Aufbewahrungsfristen leichter.