Aufbewahrungsfristen für Krankmeldungen - das sollten Sie als Arbeitgeber beachten

Aufbewahrungsfristen für Personaldokumente

• Eine Personalakte soll Ihnen als Arbeitgeber vor allem dazu dienen, sich ein Bild von den Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu machen und eventuelle Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis durchzusetzen. Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, sämtliche Belege, die Sie in einer Personalakte rechtmäßig gesammelt haben, bis zum Ablauf bestimmter Fristen zu verwahren.
• Nur für einige Unterlagen sieht das Gesetz Aufbewahrungsfristen vor, nämlich in § 257 Handelsgesetzbuch und § 140 Abgabenordnung.
• Diese Vorschriften, die Fristen von sechs und zehn Jahren bestimmen, richten sich auf solche Dokumente, die Abrechnungsvorgänge im weiteren Sinne belegen, wie etwa Gehaltskonten, Beiträge zur Sozialversicherung etc.
• Für Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder auch Krankmeldungen und ärztliche Atteste gelten dagegen keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Besonderheiten bei Krankmeldungen und sonstigen Gesundheitsdaten

• Da es sich bei Krankmeldungen und Attesten, die über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers Aufschluss geben können, um sensible Personaldaten handelt, müssen Sie bei der Aufbewahrung in der Personalakte besondere Vorsicht walten lassen. Nach jüngerer Rechtsprechung sind Sie als Arbeitnehmer zwar weiterhin befugt, Gesundheitsdaten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sein können, in die Personalakten aufzunehmen, müssen diese aber sorgfältig vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte schützen.
• Verwahren Sie daher Krankmeldungen in Papierform immer in einem geschlossenen Umschlag in der Personalakte auf. Bei der elektronischen Datenspeicherung müssen Sie die sensiblen Personaldokumente effektiv verschlüsseln.
• Aufheben dürfen Sie die Daten, solange Sie als Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben, d. h. solange diese für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis noch entscheidend sein können. Auf jeden Fall können Sie demnach die Daten noch drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses speichern, da erst dann die wesentlichen zivilrechtlichen Ansprüche verjähren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem Ihr Mitarbeiter ausgeschieden ist.
• Da Ihnen jedoch nicht zugemutet wird, jährlich alle Dokumente einzeln durchzugehen und nach verschiedenen Aufbewahrungsfristen zu vernichten, dürfen Sie auch die gesamte Personalakte bis zum Ablauf der längsten gesetzlichen Frist aufbewahren, d. h. bis zum Ende des zehnten Jahres nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Wenn Sie Gesundheitsdaten in Ihren Personalakten abgelegt haben, denken Sie unbedingt daran, sie nach Ablauf der 10-Jahres-Frist vollständig zu vernichten. Anderenfalls verstoßen Sie mit der Aufbewahrung gegen den Willen des Berechtigten gegen die Vorschriften des Datenschutzgesetzes.