Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen - das sollten Sie beachten

In Deutschland sind Sie verpflichtet, bestimmte Dokumente zu sammeln. In vielen Fällen sieht der Gesetzgeber sogar Aufbewahrungsfristen vor. Wie lange Sie Lohnabrechnungen archivieren müssen, hängt davon ab, ob Sie sie als Arbeitnehmer erhalten oder ob Sie sie als Arbeitgeber ausgestellt haben. 

Lohnabrechnungen archivieren und aussortieren

• Stellen Sie als Arbeitgeber für Ihre Angestellten Lohnabrechnungen aus, sind Sie verpflichtet, diese Belege bis zu zehn Jahre nach Ausstellung in Ihren Buchführungsunterlagen aufzubewahren. Die Archivierung ist auch in digitaler Form möglich.
• Falls Sie die Lohnabrechnungen digital speichern, müssen Sie sicherstellen, dass das betreffende Medium zehn Jahren lang lesbar ist.
• Für Arbeitnehmer sind die Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen nicht gesetzlich geregelt. 

Nicht nur die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind wichtig

• Es ist jedoch ratsam, als Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen bis zum Renteneintrittsalter aufzubewahren, da Sie so Ihre Ansprüche gegenüber dem Rentenversicherungsträger nachweisen können, sollte es zu einer Falschberechnung kommen.
• Gleiches gilt für Arbeitszeugnisse. Auch diese sollten Sie bis zum Renteneintritt aufbewahren, um Ihre Tätigkeiten im Fall der Fälle nachweisen zu können.
• Bedenken Sie dabei, dass Sie in regelmäßigen Abständen ein Informationsschreiben Ihrer Rentenversicherung über Ihre Beschäftigungszeiten erhalten. Stimmen die Informationen mit Ihren Beschäftigungszeiten überein, können Sie die Lohnabrechnungen wegwerfen. Falls die Informationen falsch sind, sollten Sie diese so schnell wie möglich beanstanden und dabei Nachweise, wie etwa Ihre Lohnabrechnungen, beilegen.