Kommunale Schriftgutverwaltung und ihre Aufbewahrungsfristen - Hinweise zu Aktenaufbewahrungspflichten

Kommunale Schriftgutverwaltung - wozu das nötig ist

• Behörden auf kommunaler, Landes- und Bundesebene verwalten ihr Schriftgut sachgerecht und effizient. Diese Schriftgutverwaltung dient dem schnellen Wiederauffinden sämtlicher Informationen und Akten.
• Daher werden Akten und sonstige schriftliche Vorgänge vollständig geordnet und nach deren Bearbeitung archiviert. So ist gewährleistet, dass benötigte Informationen stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der kommunalen Behörde vorliegen.
• Ziel dieser Schriftgutverwaltung ist also die zielgerichtete und schnelle Verfügbarkeit aller zur Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen. Außerdem sind aufgrund dieser Archivierung Behördenvorgänge transparent und nachvollziehbar.
• Damit sich Akten im Archiv nicht für ewige Zeit anhäufen und damit unnötig Lagerraum einnehmen, gibt es bestimmte Aufbewahrungsfristen, die angeben, wie lange Akten und sonstige Behördenvorgänge aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen - diese gilt es einzuhalten

• Zu einer ordentlichen Schriftgutverwaltung gehört auch die sinnvolle Archivierung der Akten und Dokumente nach deren Bearbeitung.
• In der Regel richten sich die Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Bestimmungen und definiert den Zeitraum, in dem die kommunale Behörde auf das Schriftstück zurückgreifen können muss.
• Nach dieser Frist dürfen Behörden sämtliche davon betroffene Akten und Dokumente vernichten. Somit ist gewährleistet, dass Schriftgut nur so lange aufbewahrt wird wie nötig und die Aussonderung vereinfacht.
• Fehlt es an einer gesetzlichen Vorgabe, so regeln interne Bestimmungen die Aufbewahrungsfristen. Die Frist beginnt jedoch immer mit dem Ablauf eines Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung des Schriftguts abgeschlossen wurde.
• Bei Hauptakten mit Unterakten beträgt die Aufbewahrungsfrist je nach Vorgang 10 bis 30 Jahre. Die Frist für Porto- und Postbücher endet nach fünf Jahren, die für Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen bereits nach zwei Jahren.
• Sonstige Weglegesachen können getrost nach einem Jahr Aufbewahrung vernichtet werden. Aktenverzeichnisse, Aktenpläne, Aktenabgabeprotokolle und Aktenvernichtungsprotokolle müssen jedoch dauerhaft archiviert werden. Für diese Schriftgutverwaltung gelten sozusagen lebenslängliche Aufbewahrungsfristen.