Wie schreibt man eine Reklamation?

Gründe für diverse Reklamationen

• Wenn Sie sich über einen Defekt an einem neuen Gerät oder über eine Falschlieferung geärgert haben, sollten Sie baldigst versuchen, ein Reklamationsschreiben anzufertigen oder ein entsprechendes Gespräch für die Reklamation bzw. Ersatzbeschaffung einplanen.
• Machen Sie sich bewusst, dass Sie bei Verzicht auf eine Reklamation dem Unternehmen keine Chance geben, seine Sache beim nächsten Mal besser abzuwickeln und auch anderen Kunden in Zukunft einen besseren Service zu ermöglichen.
• Damit Ihre berechtigte Reklamation nicht nur eine Form von „Ärger loswerden“ ist, sondern eine konstruktive Kritik darstellt, sollten Sie in Ihrem Reklamationsschreiben einige „Spielregeln“ beachten.

Reklamationen richtig schreiben

• An wen man eine Reklamation schreibt, hängt vom Lieferanten ab. Geben Sie zunächst in Ihrem Reklamationsschreiben die vollständige Absender- und Empfänger-Adresse an. Ist Ihnen ein kompetenter Ansprechpartner bekannt, sollten Sie auch diesen erwähnen. In der Betreffzeile sollte die genaue Beanstandung mit allen relevanten Daten stehen.
• Beginnen Sie zunächst Ihr Reklamationsschreiben mit etwas Positivem. Das kann beispielsweise die bisherige Zufriedenheit mit dem Unternehmen, dem Produkt oder die prompte Lieferung sein. Das stimmt das Unternehmen oder den Verkäufer bei einer Reklamation positiv.
• Beschreiben Sie präzise die Situation bzw. den Mangel, der Sie verstimmt hat, in einem sachlichen Ton.
• Erklären Sie eventuell, dass Sie die falsch gelieferten Waren nicht einbauen können, da die bestellte Menge von anderen Komponenten abhängig ist.
• Werden Sie in einem Reklamationsschreiben nie persönlich. Den Verkäufer trifft meist keine Schuld für schadhafte Artikel. Daher sollten Sie stets auf Schimpfworte verzichten.
• Es ist für Sie vorteilhafter, wenn Sie so genannte „Ich-Botschaften“ senden. Damit verdeutlichen Sie, welche Gefühle der Missstand in Ihnen ausgelöst hat. So können Sie auch erwähnen, dass Sie es schade finden, dass ein ausgesuchtes Gerät nicht wunschgemäß funktioniert hat.
• Bedauern Sie, dass Sie aus wichtigem Grund vom Kauf zurücktreten wollen oder einen Umtausch der Ware wünschen. Auf die Gewährleistungsverpflichtung sollten Sie in freundlichem Ton - sowohl ín einem Reklamationsschreiben als auch beim persönlichen Reklamationsgespräch - hinweisen.
• Erwarten Sie eine Erstattung des Kaufpreises über Ihr Bankkonto, müssen Sie die vollständigen Bankdaten angeben.
• Schließen Sie Ihr Reklamationsschreiben mit positivem Ausgang ab. Das kann beispielsweise in der Form erfolgen, dass Sie von einer wohlwollenden Klärung durch das Unternehmen überzeugt sind und auch in Zukunft auf den Service und die Produkte nicht verzichten wollen.