Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seinen Warenbestand turnusmäßig zu erfassen. Zeitpunkte sind außer der jährlichen Inventur die Eröffnung bzw. Übernahme sowie die Schließung eines Geschäftes. Neben der Werterfassung dient die Bestimmung des Warenbestandes auch der Optimierung der Lagerhaltung.
Einen Warenbestand erfassen - die verschiedenen Methoden
Aus betrieblichen Gründen ist die Aufnahme des Warenbestandes nicht immer am letzten Tag des Jahres möglich. Das Gesetz sieht im Hinblick auf den Zeitpunkt daher verschiedene Methoden der Inventur vor, die sich jeweils auf den Bilanzstichtag (der letzte Tag eines Geschäftsjahres) beziehen.
- Stichtagsinventur: Die Bestimmung des Warenbestandes erfolgt am festgesetzten Stichtag bzw. zeitnah innerhalb von 10 Tagen davor oder danach. Vorteile sind die optimale Lagererfassung und eine schnelle Durchführung, da die Bestandsaufnahme meist während eines Betriebsstillstandes durchgeführt wird. Letzteres birgt gleichzeitig jedoch den Nachteil der Umsatzeinbuße. Außerdem entstehen meist Kosten durch zusätzlichen Personalbedarf.
- Vor- oder nachverlegte Inventur: Hierbei kann die Ermittlung des Bestandes drei Monate vor bis zwei Monate nach dem Stichtag stattfinden. Der erfasste Bestand muss bei dieser Methode wertmäßig auf den Bilanzstichtag hin weiter- bzw. zurückgerechnet werden. Vorteilhaft ist, dass die Inventur nach und nach durchgeführt werden kann und keine Verluste durch Ladenschließung entstehen. Allerdings ist die vorgeschriebene Wertfortführung oder -rückrechnung eine mögliche Fehlerquelle.
- Permanente Inventur: Die Bestandserfassung kann über das gesamte Geschäftsjahr verteilt stattfinden, vorausgesetzt, alle Bestände sind mit Zu- und Abgängen nach Artikelart und Datum in Lagerbüchern oder einem Warenwirtschaftssystem (WWS) erfasst. Außerdem muss einmal jährlich die Übereinstimmung des tatsächlichen Warenbestandes mit dem in den schriftlichen Erfassungssystemen nachgewiesenen geprüft werden. Vorteile sind, dass diese Bestandsaufnahme zu einem frei gewählten Zeitpunkt und durch qualifiziertes Personal erfolgen kann. Nachteilig können sich Fehler in der Handhabung des WWS niederschlagen, da sie sich direkt auf die Inventurergebnisse auswirken. Waren mit hohem Schwundpotenzial oder solche von hohem Wert sind von dieser Methode ausgeschlossen.
Inventur des Sortiments - Grundsätze
Damit die Bestandsaufnahme der Waren und die Ermittlung ihres Wertes korrekt durchgeführt werden können, gibt es Grundsätze, die erfüllt sein müssen.
- Vollständigkeit: Sämtliche Werte und Schulden müssen erfasst sein. Die körperliche Bestandsaufnahme der Waren ist somit nur ein Teil eines Gesamtvorgangs.
- Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die Richtigkeit der Inventur muss nachprüfbar sein.
- Nachprüfbarkeit und Dokumentation: Die Art und Weise der Erfassung muss so gestaltet sein, dass die Ergebnisse nachvollziehbar und überprüfbar sind.
- Einzelerfassung: Alle Vermögensgegenstände (und Schulden) müssen einzeln erfasst sein.
Nicht nur für die jährliche Aufnahme des Warenbestandes leisten Warenwirtschaftssysteme heutzutage wichtige Dienste. Um zu vermeiden, dass sich durch unqualifizierten Umgang Fehler in der Lagerhaltung einschleichen, ist die intensive Einarbeitung des Personals nach der Anschaffung eines WWS zwingend erforderlich.
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