Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten tätigen - so geht's

Was sind Rückstellungen und wie sind sie zu buchen?

• Rückstellungen müssen Sie immer dann in die Bilanz aufnehmen, wenn Sie davon ausgehen müssen, dass Verbindlichkeiten auf Sie zukommen, die zwar bis zum Bilanzstichtag entstanden sind, aber noch nicht genau feststehen. Ein typisches Beispiel dafür ist, wenn ein Mitarbeiter, den Sie gekündigt haben, eine Klage einreicht, aus der unter Umständen eine Abfindungszahlung auf Sie zukommen könnte. In diesem Fall haben Sie die Abfindung zu schätzen und als Rückstellung zu buchen.

• Die Buchung der Rückstellung erfolgt immer, egal aus welchem Grund Sie die Rückstellung aufstellen, mit dem Buchungssatz „Kosten an Rückstellung“. Im vorherigen Fall müssen Sie den Betrag im Soll als Personalkosten, und im Haben das Bilanzkonto für sonstige Rückstellungen buchen.

• Sobald der Grund für die Rückstellung nicht mehr besteht, müssen Sie diese auflösen. Die Auflösung erfolgt genau im umgekehrten Prinzip. Die Rückstellung ist im Soll, die Kosten im Haben zu buchen. Sind nun tatsächlich Kosten aufgrund Ihrer Rückstellung entstanden, so belasten diese nicht das Ergebnis im laufenden Jahr.

• Rückstellung verlagern also die Kosten in das Bilanzjahr, in dem die Ursache dafür lag. Sie ermöglichen die Abgrenzung der Aufwendungen, so dass ein realistischeres Bild von der Finanzlage des Unternehmens entsteht. Gleichzeitig wird dadurch der Gewinn geschmälert, was zur Folge hat, dass eine geringe steuerliche Belastung auf Sie zukommt.

Ungewisse Verbindlichkeiten müssen Sie genau definierten

• Wann Rückstellungen gebildet werden dürfen, ist genau gesetzlich geregelt. Das HGB lässt dafür etwas mehr Spielraum als das Einkommensteuergesetz. Falls Sie zwei Bilanzen aufstellen, können Sie also in Ihrer Handelsbilanz noch mehr Rückstellungen einbringen als in der Steuerbilanz. Folgende Rückstellungen können Sie als ungewisse Verbindlichkeiten buchen:

• Verluste aus schwebenden Geschäften, auch Drohverlustrückstellungen genannt, sind Aufwendungen, die zu erwarten sind, wenn aus einem noch nicht vollständig beendeten Geschäft ein Verlust entsteht.

• Um Rückstellungen für Garantieverpflichtungen zu bilden, können Sie sowohl einzelne Aufwendungen, die Ihnen vielleicht schon bekannt sind, oder pauschale Aufwendungen ansetzen. Bei einem pauschalen Ansatz können Sie von eigenen Erfahrungen oder von branchenüblichen Beträgen ausgehen. Damit sollen zukünftige Schadensersatzleistungen, Ersatzlieferungen, Nacharbeiten usw. abgedeckt werden.

• Sollten Sie damit rechnen müssen, dass Sie außerhalb der Garantiefälle weiterhin gesetzlich verpflichtet sind, Mängel zu beheben, spricht man von Kulanzrückstellungen. Auch hier müssen Sie den Grund genau angeben und die Höhe gewissenhaft schätzen.

• Für laufende Prozesse können Sie sogenannte Prozessrückstellungen bilden. Dazu gehören die Rechtsanwalts- und Gerichtskosten.

• Falls Sie notwendige Instandhaltungen im laufenden Jahr noch nicht durchgeführt haben, dies aber in den ersten drei Monaten des folgenden Jahres nachholen, können Sie dafür sogenannte Aufwandsrückstellungen bilden. Das HGB lässt hier auch eine längere Frist zu, im Steuergesetz ist der Zeitraum genau festgelegt.

• Typische Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind die Jahresabschlussrückstellungen. Darunter fallen sowohl die Kosten für die Aufstellung als auch für die Prüfung der Bilanz.