Haben Sie ein Dokument im Word-Format vorliegen, können Sie dieses direkt aus Word hinaus in ein PDF-Formular umwandeln. Word bietet diese Option jedoch nur im Mac an. Wenn Sie mit einem Windows-Rechner arbeiten, müssen Sie ein entsprechendes Programm erwerben, welches das Formular erstellen kann. Da kostenfreie Programme mitunter Fehler produzieren, sollten Sie auf Adobe Acrobat zurückgreifen. Dieses Programm ist allerdings recht teuer.
Aus Word ein PDF erstellen
- Installieren Sie das Programm Adobe Acrobat auf Ihrem Rechner. Wenn Sie Office für Mac benutzen, weil Sie mit einem Apple-Rechner arbeiten, ist die Funktion bereits in Word enthalten. Sie brauchen das Programm Adobe Acrobat nicht, um ein Dokument aus Word in ein PDF umzuwandeln.
- Öffnen Sie das Dokument in Word und prüfen Sie, ob das Layout stimmt. Wenn Sie das PDF erstellen, wird die Formatierung 1:1 übernommen.
Speichern Sie das Formular richtig ab
- Klicken Sie auf "speichern unter" und wählen Sie das PDF-Format aus. Die Datei wird als PDF auf der Festplatte abgelegt. Die Bezeichnung der Datei können Sie vor dem Speichern ändern, oder aber Sie belassen sie. Das Word-Dokument wird nicht verändert.
- Achten Sie darauf, dass Sie einen Speicherplatz für das Formular wählen, auf dem Sie es bei Bedarf wiederfinden. Standardmäßig schlägt das Programm den Speicherplatz vor, an dem das Word-Dokument abgespeichert ist. Das PDF-Formular wird an der gleichen Stelle abgelegt, es sei denn, Sie definieren einen anderen Speicherort.
Bevor Sie das PDF nach dem Erstellen verschicken, sollten Sie noch einmal überprüfen, ob es auch richtig umgewandelt wurde. Mitunter ist die Umwandlung fehlerhaft, dann sollten Sie den Vorgang wiederholen.
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