Das Übergabeprotokoll ist zwar gesetzlich nicht vorgesehen oder gar vorgeschrieben, hat sich aber in der mietrechtlichen Praxis zu einem wichtigen Instrument entwickelt, um den Zustand einer Mietwohnung zu dokumentieren, damit es anschließend nicht zu langwierigen gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Beide Parteien können sich vor Schadenersatzansprüchen bzw. Nachbesserungspflichten schützen, wenn Sie beweisen können, dass der andere Teil den vorgefundenen Zustand der Wohnung akzeptiert hat.
Eine Mängelliste erstellen
- Drucken Sie sich ein Muster für ein Wohnungsübergabeprotokoll aus, zum Beispiel diese Vorlage und fertigen Sie mindestens eine Kopie.
- Ihr Protokoll muss das Datum der Wohnungsübergabe sowie die Daten des Einzugs und Auszugs enthalten.
- Nennen Sie außerdem das Mietobjekt und bezeichnen Sie gegebenenfalls die genaue Lage einer Wohnung, zum Beispiel „3. Obergeschoss links“ und eventuell zugehörige Kellerräume, Terrassen, Garagen oder sonstige begehbare Flächen.
- Tragen Sie die Namen der Beteiligen Mieter und Vermieter ein.
- Gehen Sie nun gemeinsam mit dem anderen Vertragspartner und mindestens einer weiteren Person als Zeuge alle Räume einzeln ab. Bestimmen Sie als Zeitpunkt für die Erstellung einer Mängelliste unbedingt eine Zeit, zu der die Wohnung von Tageslicht beleuchtet wird, um nichts zu übersehen. Planen Sie vorsorglich zwei Stunden ein, bevor die Dämmerung einbricht.
So gelingt die Wohnungsübergabe
- Notieren Sie jeden festgestellten Mangel oder Schönheitsfehler der Wohnung im für den Raum vorgesehenen Feld. Nachdem Sie Wände, Türen, Heizkörper und Fußböden überprüft haben, achten Sie insbesondere auch auf den Zustand aller Wasserhähne, Mischbatterien und gegebenenfalls vorhandener Anschlüsse für Waschmaschinen und weitere Geräte.
- Unabhängig von mündlichen Absprachen, die Sie mit dem anderen Teil treffen, bestehen Sie im Zweifel auf die Aufnahme jeder Besonderheit in der schriftlichen Mängelliste. Bedenken Sie, dass im Falle eines späteren Prozesses das Gericht dem von beiden Seiten unterschriebenen Protokoll einen hohen Beweiswert zuerkennt.
- Wenn Sie Mängel festgestellt und sich auf eine Frist zur Beseitigung geeinigt haben, notieren Sie auch diese und gegebenenfalls Ihre Vereinbarung zur Kostenübernahme.
- Protokollieren Sie sodann die Übergabe der Schlüssel und nennen Sie deren genaue Anzahl.
- Weiterhin kann es hilfreich sein, die Ableseergebnisse der Zählerstände bei Auszug festzuhalten und Vereinbarungen über die Rückzahlung der Mietkaution aufzunehmen.
- Unterschreiben Sie die Mängelliste nur, wenn Sie sich über alles einig geworden sind und das Protokoll genau den von Ihnen gesehenen Zustand wiedergibt.
- Lassen Sie auch den Zeugen das Protokoll mit unterschreiben und händigen Sie ein Exemplar dem anderen Vertragspartner aus.
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