Aufbewahrungsfristen für Telefonrechnungen - Hinweise

Als Unternehmer sind Sie, anders als eine Privatperson, verpflichtet, alle steuerrelevanten Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Je nach Unterlagen können die Aufbewahrungsfristen dabei unterschiedlich sein.

Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsgesetzbuch

• Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich für Unternehmer aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Das Handelsgesetzbuch gilt dabei nur für Kaufleute im Sinne des § 1 HGB. Kaufmann ist gemäß § 1 HGB derjenige, der "ein Handelsgewerbe betreibt". Dies gilt beispielsweise nicht für Freiberufler wie Ärzte oder Rechtsanwälte.
• § 257 HGB regelt die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen. Neben den Handelsbüchern müssen Kaufleute u. a. die Belege für Buchungen aufbewahren. Dies betrifft auch Telefonrechnungen, die als Betriebsausgaben verbucht werden.
• Gemäß § 257 Abs. 4 HGB sind Belege für Buchungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Gemäß § 257 Abs. V HGB beginnt die Frist dabei mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
• Dabei müssen nicht sämtliche Buchungsbelege in Papierform aufbewahrt werden, sondern können, soweit sie danach jederzeit wieder lesbar gemacht werden können, auch auf einem Datenträger aufbewahrt werden, vgl. § 257 Abs. 3 HGB.

Telefonrechnungen und Abgabenordnung

• Nach der Abgabenordnung gelten vergleichbare Aufbewahrungsfristen. Diese betreffen vor allem diejenigen, die Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit erzielen.
• Gemäß § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) sind Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Telefonrechnungen sind insofern relevant, als sie als Betriebskosten verbucht werden. Haben Sie nur einen Telefonanschluss, den Sie sowohl privat als auch geschäftlich nutzen, sind Sie verpflichtet, die Telefonrechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.
• Auch hier läuft die Frist ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist, vgl. § 147 Abs. 4 AO.

Für Unternehmer und Kaufleute gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen für alle steuerrelevanten bzw. geschäftsrelevanten Unterlagen. Dies betrifft auch die Telefonrechnungen.