Ist eine Rechnung ohne Unterschrift gültig? - Darauf sollten Sie achten

Die Frage, ob eine Rechnung ohne Unterschrift gültig ist, beantwortet sich unterschiedlich, je nachdem, wer eine Rechnung erstellt.

Gesetz verpflichtet Gewerbetreibende nicht zur Unterschrift

• Sind Sie gewerblich tätig, brauchen Sie Rechnungen grundsätzlich nicht zu unterschreiben. Ihre Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig.
• Sie finden die Anforderungen, die an eine formal korrekte Rechnung gestellt werden, in § 14 Umsatzsteuergesetz. Das Erfordernis einer Unterschrift ist dort nicht vorgesehen.
• Allerdings sollten Sie dabei bedenken, dass Sie auf den Empfänger damit keinen allzu guten Eindruck machen, wenn Sie ihm eine Rechnung übersenden, die nicht erkennen lässt, ob sie tatsächlich von Ihnen gebilligt ist. Vor allem geben Sie Anlass, die fehlende Unterschrift zu beanstanden und die Zahlung zu verzögern, auch wenn der Rechnungsempfänger keinen Anspruch darauf hat.
• Es gibt auch keinen vernünftigen Grund, die Unterschrift nicht vorzunehmen. Gegebenenfalls kann Sie ein Mitarbeiter in Ihrem Auftrag unterschreiben.
• Vor allem Behörden verschicken ihre Gebührenbescheide und verweisen darauf, dass diese auch ohne Unterschrift gültig sind.

Rechnung des Steuerberaters und Rechtsanwalts

• Beachten Sie, dass Steuerberater nach dem Steuerberatungsgesetz und Rechtsanwälte nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz verpflichtet sind, eine von ihnen erstellte Rechnung zu unterschreiben.
• Erst mit der Unterschrift wird die Rechnung fällig. Ohne Fälligkeit sind Sie als Rechnungsempfänger nicht verpflichtet, die Rechnung zu bezahlen. Umgekehrt sind Sie als Rechnungsaussteller nicht berechtigt, den Rechnungsbetrag mangels Fälligkeit einzufordern.
• Sie müssen wissen, dass die Rechtfertigung für das Erfordernis der Unterschrift darin besteht, dass Sie als Rechnungsaussteller mit Ihrer Unterschrift die Verantwortung für den Inhalt der Rechnung übernehmen und damit gegenüber dem Empfänger kundtun, dass die Rechnung begründet ist und Sie die Zahlung erwarten.
• Solange die Rechnung nicht unterschrieben ist, gilt sie als Entwurf. Sie ist ohne Unterschrift nicht gültig. Erhalten Sie als Rechnungsempfänger eine solche Rechnung ohne Unterschrift, wissen Sie nicht, ob sie ernst gemeint ist oder es sich um einen Entwurf handelt. Um Zweifel auszuschließen, muss die Rechnung als Entwurf betrachtet werden.
• Wenn Sie den Rechnungsbetrag einklagen sollten, kann Sie der Empfänger auf die formale Ungültigkeit verweisen. Sie können diese auch nicht reparieren, indem Sie die Unterschrift nachträglich unter die Rechnung setzen.

Auch die digitale Signatur ist gültig

• Ferner müssen Sie wissen, dass die Unterschrift unter einer Rechnung nicht unbedingt lesbar sein muss. Es genügt, wenn Sie als Unterzeichner anhand des Schriftzuges identifizierbar sind. Um Zweifel auszuschließen, sollte unter dem Schriftzug zumindest Ihr Zuname in Druckbuchstaben vermerkt sein.
• Beachten Sie, dass inzwischen auch die digitale Signatur einer persönlichen Unterschrift gleichsteht. Schließlich wird sie auf Veranlassung des Rechnungsausstellers digital erzeugt und von ihm verantwortet.