Quittung oder Rechnung - so erkennen Sie den Unterschied

Wissenswertes zur Quittung

Mit einer Quittung wird der Erhalt einer Leistung bestätigt. Sie sind mit jemandem quitt, haben also keine Ansprüche mehr gegen diesen. Zu diesem Zweck stellen Sie eine Bestätigung aus. Darauf müssen Sie achten:

• Eine Quittung ist eine Privaturkunde, die nicht nur den Beweis einer Zahlung oder einer sonstigen erbrachten Leistung enthält. Sie ist auch Beleg darüber, dass der Aussteller die entsprechende Erklärung erbracht hat.
• Diese Urkunde muss in Schriftform erbracht werden. Damit muss sie zwingend das Datum der Ausstellung und eine Unterschrift enthalten. Ferner ist die bezogene Leistung zu beschreiben. Der Grund, wieso die Leitung zu erbringen war, muss nicht bezeichnet werden. Es muss aber erkennbar sein, in welchem Zusammenhang die Leistung zu erbringen war.
• Eine Formulierung: “Betrag für Rechnung vom mit der Rechnungsnummer“ reicht aus, um die Leistung zu beschrieben. Sie müssen nicht die einzelnen Posten der Rechnung auflisten.
• Eine Rechnung kann zu einer Quittung werden, wenn auf dieser der Vermerk “Zahlung erhalten“ steht, das Datum der Zahlung vermerkt ist und der Vermerk unterschrieben wird.
• Nicht jeder Zahlungsbeleg ist eine Quittung. Wenn Sie eine Rechnung durch Überweisung bezahlen, ist der Kontoauszug ein Zahlungsbeleg. Ein Kassenbon ist ebenfalls der Beleg einer erbrachten Zahlung. In beiden Fällen handelt es sich nicht um eine Quittung, da die Unterschrift fehlt.

Generell steht jedem, der eine Leistung erbringt, eine Quittung zu. Das ist im § 368 BGB geregelt. Die Kosten für die Quittung muss der Schuldner dem Aussteller erstatten.

Das ist eine Rechnung

Eine Rechnung stellt lediglich eine Aufstellung über erbrachte Leistungen dar. Die Pflicht zur Zahlung begründet sich zum Beispiel aus einem Kaufvertrag, nicht aus der Rechnung. Diese dient der Information über die erbrachte Leistung. Sie ist weder zwingend erforderlich, noch gibt es einen Rechtsanspruch, der in einem Gesetz festgeschrieben ist. Als üblicher Handelsbrauch kann die Ausstellung aber eingeklagt werden.

• Eine spezielle Form ist für eine Rechnung nicht vorgeschrieben. Damit die Rechnung als Betriebsausgabe anerkannt werden kann, muss Sie allerdings bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie muss den vollständigen Namen mit Anschrift beider beteiligten Unternehmen tragen, sowie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens. Ferner sind das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistungen zu nennen. Des Weiteren sind Angaben über Umsatzsteuerpflicht und die Steuersätze erforderlich.
• Die Rechnung dient als Nachweis, wann welche Leistungen bezogen wurden. Mit Ihr können Sie zum Beispiel dem Finanzamt gegenüber gezahlte Vorsteuern belegen oder im Falle einer Gewährleistung das Kaufdatum nachweisen.

Ein Kassenbon ist in dem Sinn eine Rechnung, die unter Umständen auch vom Finanzamt anerkannt werden kann.

Merkmale der beiden Dokumente

• Eine Rechnung unterliegt keiner Formpflicht, es sei denn, sie muss steuerlich anerkannt werden. Sie kann elektronisch erstellt und versendet werden. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich und auch nicht üblich.
• Eine Quittung muss immer eine handschriftliche Unterschrift tragen. Es muss ein Datum eingetragen sein. Die erbrachte Leistung, die quittiert wird, muss eindeutig bezeichnet sein.

Beachten Sie, Sie können nur mit einer Quittung nachweisen, dass Sie eine Leistung erbracht haben. Eine Rechnung ohne Zahlungsbeleg ist kein Beweis für eine Zahlung.