Was muss auf einer Rechnung stehen? – So wird's korrekt

Wenn Sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind und eine Forderung geltend machen möchten, müssen Sie eine Rechnung schreiben. Erst mit der Rechnungsstellung stellen Sie Ihre Forderung fällig und können von Ihrem Kunden Zahlung verlangen. Dabei ist genau darauf zu achten, was auf einer Rechnung stehen muss.

Was man alles beachten muss

• Der Rechnungsempfänger kann den Rechnungsbetrag eventuell selbst steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend machen. Dies kann er aber nur, wenn Sie ihm eine ordnungsgemäße und steuerlich absetzbare Rechnung erstellt haben.
• Das Finanzamt erkennt die Rechnung nur dann als solche an, wenn diese gewisse formale Vorgaben berücksichtigt. Da mit Rechnungen, insbesondere mit Umsatzsteuerbeträgen, in der Praxis viel Missbrauch getrieben wird, ist der Gesetzgeber bemüht, die formalen Anforderungen an Rechnungen so vorzugeben, dass Verdachtsfälle auffallen.

Dies gehört zwingend zum Inhalt einer Rechnung

• In die Rechnung gehören Ihre Firmenbezeichnung, Ihr Name sowie der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers.
• Kennzeichnen Sie Ihre Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchführung lückenlos ist und eine Rechnungsnummer direkt auf die vorhergehende numerisch nachfolgt.
• In Ihrer Rechnung muss ein Rechnungsdatum stehen.
• Umschreiben Sie so genau wie möglich die von Ihnen gelieferte Ware oder erbrachte Dienstleistung.
• Beschreiben Sie die Leistungszeit, in der Sie für Ihren Kunden tätig waren.
• Nennen Sie den Rechnungsbetrag. Bei einzelnen Leistungen benennen Sie die Einzelpreise, aus denen sich der Gesamtpreis ergibt. Die Beträge sind zunächst als Nettobeträge darzustellen.
• Soweit Sie nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, weisen Sie die Umsatzsteuer aus, sodass sich aus den Nettobeträgen zusammen mit der Umsatzsteuer der Bruttobetrag errechnet.
• Als Freiberufler (Arzt, Anwalt, Architekt, Steuerberater) müssen Sie bestimmte Vorgabe Ihrer Gebührenordnung beachten, die Gebührenkennziffern und die Gebührentatbestände angeben.

Bei Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer

• Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen, sondern berechnen die Nettobeträge direkt als Bruttobeträge. Dann müssen Sie den Empfänger ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuern ausweisen.
• Nennen Sie ein Fälligkeitsdatum, wenn Ihre Rechnung abweichend vom Rechnungsdatum später fällig ist und bezeichnen Sie den Zeitraum (zahlbar sofort, binnen 14 Tagen, spätestens zum 7. 11. 2012), in dem Sie die Zahlung von Ihrem Kunden erwarten und er zahlen muss, um die Verzugsfolgen zu vermeiden.

Was noch darauf stehen soll

• Sie müssen im Zusammenhang mit Ihren persönlichen Daten Ihre Einkommensteuernummer angeben.
• Soweit Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen und die Umsatzsteuer ausweisen, geben Sie diese ebenfalls an.
• Benennen Sie Ihre Bankverbindung, eine freiwillige Angabe.
• Unterschreiben Sie die Rechnung eigenhändig.
• Schicken Sie die Rechnung nach Möglichkeit mit der Post an Ihren Kunden und vermeiden Sie E-Mails oder Telefaxe.