Bevor Sie einen Kunden mahnen können, müssen Sie eine Zahlungserinnerung schreiben. Ihr Kunde könnte ja die von Ihnen gestellte Rechnung wirklich nicht erhalten haben oder die Zahlungsanweisung schlichtweg vergessen haben. Aber wie kann ein Erinnerungsschreiben aussehen, damit Ihr Kunde den fälligen Betrag gerne überweist und weiterhin Ihre Dienste in Anspruch nimmt?
So schreiben Sie eine Zahlungserinnerung
- Der erste Schritt ist der Griff zum Telefon. Rufen Sie Ihren Kunden an und erinnern Sie an die offene Rechnung. Hier merken Sie sofort, ob der Kunde vergessen hat die Rechnung zu begleichen oder ob er nicht gewillt ist zu bezahlen.
- Ebenso können Sie höflich und freundlich ein Erinnerungsschreiben per Email verfassen.
- In vielen Firmen hat der direkte Ansprechpartner keinen Zugriff auf die Buchhaltung. Der einfachste Weg ist es hier über die Telefonzentrale an den zuständigen Sachbearbeiter der Buchhaltung bzw. Kreditorenbuchhaltung zu gelangen.
- Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind in den meisten Fällen Ihre richtigen Ansprechpartner, gerade wenn es um eher formelle Dinge geht. War beispielsweise die Rechnungsanschrift richtig?
- Geben Sie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und die Art Ihrer Lieferung oder Leistung und die eventuelle Bestellnummer des Kunden an.
- Bitten Sie Ihren Kunden darum Ihr Schreiben bzw. Ihren Anruf als Erinnerung zu verstehen.
- Fragen Sie zuerst nach, ob Ihre Rechnung bei Ihrem Kunden angekommen ist.
- Wenn Sie ein Erinnerungsschreiben per Post versenden, vermeiden Sie bitte Sätze wie: „Unsere letzte Rechnung ist noch nicht beglichen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis in spätestens vierzehn Tagen.“
Mögliche Formulierungen für ein Erinnerungsschreiben
- „Sicherlich haben Sie übersehen unsere Rechnung zu begleichen. Können Sie freundlicherweise dies nachholen und die Zahlung ganz schnell veranlassen?“
- „Die Fälligkeit unserer Rechnung haben Sie gewiss übersehen. Wir bitten Sie daher höflichst, den offenen Betrag schnellstens auf unser oben genanntes Konto zu überweisen.“
- „Selbst bei der größten Sorgfalt kann schon einmal ein Zahlungstermin in Vergessenheit geraten. Daher möchten wir kurz daran erinnern, dass unsere letzte Rechnung noch nicht beglichen ist.“
- Bei den meisten Kunden sollten derartige Erinnerungsschreiben ausreichend sein. Sie werden in den häufigsten Fällen die offenen Rechnungen sofort oder zeitnah begleichen.
Ist dieses Erinnerungsschreiben nicht ausreicht, bleibt Ihnen nur als weitere Vorgehensweise das Verfassen einer Mahnung.
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