Formulierung einer 2. Mahnung - was Sie rechtlich beachten sollten

Wann ist eine Mahnung nötig?

• Eine Mahnung, für die das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt, ist die Aufforderung an den Schuldner, die fällige Leistung zu erbringen. Sie sollten eine Mahnung zu späteren Beweiszwecken immer schriftlich verfassen und eine Abschrift aufbewahren. Wenn Sie per E-Mail mahnen, speichern Sie Ihren Text mit Sendedatum ab.
• Die Mahnung ist grundsätzlich nötig, um den Schuldner in Verzug zu setzen, sodass Sie ab diesem Zeitpunkt auch Ihre Verzugsschäden wie Zinsen und Mahnkosten ersetzt verlangen können.
• Das Gesetz regelt in § 286 BGB jedoch zahlreiche Ausnahmefälle, in denen Sie keine Mahnung verschicken müssen, damit der Schuldner in Verzug kommt.
• Wenn zum Beispiel ein exakter Zeitpunkt für die Zahlung nach dem Kalender bestimmt ist, tritt der Verzug auch ohne Mahnung ein. Ebenso ist die Mahnung entbehrlich, wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert hat oder besondere Gründe den sofortigen Eintritt des Verzuges rechtfertigen.
• Der im Geschäftsleben häufigste Fall ist in § 286 I 3 BGB geregelt: Danach wird die Mahnung nach Ablauf von 30 Tagen nach Rechnungsstellung überflüssig. Wenn Sie also eine ordnungsgemäße Rechnung über Ihre fällige Forderung übersandt haben, dürfen Sie diese auch ohne Mahnung nach 30 Tagen im gerichtlichen Mahnverfahren einziehen.

Formulierung einer 1. und 2. Mahnung

• Aufgrund der früheren Rechtslage, die noch keine 30-Tages-Frist kannte, haben viele Unternehmen den regulären Turnus von drei Mahnungen beibehalten, weshalb einige Schuldner die erste Mahnung weiterhin gar nicht ernst nehmen und oft auch noch eine zweite ignorieren. Bedenken Sie auch, dass viele Kunden nur vergesslich sind und Sie sie nicht gleich vor den Kopf stoßen sollten.
• Wenn jemand allerdings nach drei Wochen eine Rechnung nicht bezahlt hat, sollten Sie eine erste Zahlungserinnerung in freundlicher Formulierung verfassen.
• Falls Sie darauf wiederum zwei Wochen lang keinen Geldeingang verzeichnen können, ist die 30-Tages-Frist abgelaufen und Sie können, wenn Sie möchten, die Forderung sofort gerichtlich geltend machen. Wahrscheinlich möchten Sie aber Ihrem Schuldner mit einer 2. Mahnung eine letzte Chance zur Zahlung geben, weil Sie sich so vielleicht den Gerichtskostenvorschuss für ein Mahnverfahren sparen können.
• Achten Sie bei der Formulierung darauf, dass Sie zwar sachlich bleiben, aber Ihrer Forderung Nachdruck verleihen.
• Die Mahnung muss genau erkennen lassen, um welche Forderung es sich handelt, Sie sollten also das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer im Betreff und den Betrag im Text nennen.
• Setzen Sie eine exakte Zahlungsfrist und kündigen Sie Ihrem Schuldner an, dass Sie nach Fristablauf ohne weitere Ankündigung gerichtliche Schritte einleiten werden. Nehmen Sie außerdem Bezug auf die vorangegangene Mahnung und stellen Sie klar, dass Sie aufgrund des Verzuges die weiteren Kosten ersetzt verlangen werden.
• Beispiel: Nachdem ich auf meine Rechnung vom 01.09.2012 trotz Zahlungserinnerung vom 22.09.2012 keinen Zahlungseingang feststellen konnte, setze ich Ihnen nunmehr eine letzte Zahlungsfrist bis zum 17.10.2012. Nach fruchtlosem Fristablauf werde ich ohne weitere Ankündigung die Forderung gerichtlich geltend machen. Die hierdurch entstehenden Kosten haben Sie zu tragen.
• Wenn Sie eine solche 2. Mahnung als letzte Aufforderung verschickt haben, sollten Sie natürlich auch Konsequenz zeigen, anstatt weitere Mahnungen aufzusetzen.

Überlegen Sie sich in jedem Einzelfall, ob Sie im Hinblick auf künftige Kundenbindung Kulanz walten lassen und eine zweite oder auch dritte Zahlungserinnerung verschicken möchten. Sie sollten jedoch keine Hemmungen haben, gegen offensichtliche Zahlungsverweigerer direkt Mahnbescheid zu beantragen, bevor Sie kostbare Zeit mit Mahnschreiben verschwenden.