Mahnkosten sind ärgerlich und unterliegen zudem einer gesetzlichen Regelung. Als Gesetzesgrundlage gilt das Bürgerliche Gesetzbuch, kurz BGB genannt. Ab dem § 271 BGB beginnt der für Sie interessante Teil des Gesetzbuches.
Wann der Zahlungsverzug eintritt
- Um die Frage, ab wann Sie Mahngebühren ausweisen dürfen, muss erst einmal geklärt werden, ob Ihr Schuldner überhaupt mit der Zahlung in Verzug ist. Nach § 271 BGB sind Gelder für erbrachte Leistungen direkt nach der Leistungserbringung fällig. Das kennen Sie sicherlich aus Reparaturwerkstätten und von Handwerkerleistungen.
- Schreiben Sie Rechnungen und notieren hierauf ein Zahlungsziel, gilt dieses als Stichtag für die Zahlung. Ohne ein extra erwähntes Zahlungsziel tritt der Verzug automatisch dreißig Tage nach Rechnungserhalt ein.
- Ab diesem Zeitpunkt befindet sich Ihr Schuldner in Zahlungsverzug, sodass Sie ihn anmahnen können. Die erste Mahnung ist in der Regel eine freundliche Zahlungserinnerung, für die keinerlei Gebühren fällig werden.
- Die Zahlungserinnerung ist jedoch freiwillig. Befindet sich Ihr Kunde in Verzug, dürften Sie theoretisch direkt einen Mahnbescheid beantragen.
- Gehen Sie den freundlichen Weg und erinnern Sie Ihren Kunden erst freundlich, berechnen Sie in der Regel Gebühren ab der ersten Mahnung. Die Gebühr muss angemessen sein, wobei gerichtlich Mahnkosten von 2,50 Euro bis 10,00 Euro anerkannt sind.
Vorgehensweise bei Mahngebühren
Wenn Sie auf Ihre Rechnung warten und Ihrem Kunden bereits eine Zahlungserinnerung haben zukommen lassen, ist es an der Zeit, dass Sie sich mit der Berechnung der zusätzlichen Gebühren befassen.
- Bedenken Sie immer, dass Sie der Zahlungsverzug Geld kostet. Daher ist es nur richtig, wenn Sie Verzugszinsen berechnen und gleichzeitig die Mahnungen in Rechnung stellen.
- Weisen Sie die Zusatzkosten auf der Mahnung sauber aus. Nutzen Sie dazu Ihre Ursprungsrechnung, fügen Sie unter die Gesamtsumme den Punkt der Mahnkosten ein und erstellen Sie eine neue Gesamtsumme, die die Gebühren berücksichtigt.
- Mahnen Sie Ihren Kunden immer schriftlich an und benennen Sie in jeder Mahnung ein eindeutiges Zahlungsziel.
- Überlegen Sie sich nicht nur, ab wann Sie Mahngebühren berechnen, sondern berechnen Sie gleichzeitig Verzugszinsen.
- Die Verzugszinsen berechnen sich jeweils aus dem aktuellen Basiszinssatz, zu dem Sie 5 Prozent bei Privatpersonen und 8 Prozent bei Geschäftskunden addieren. Die Verzugszinsen beginnen ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs.
- Inkludieren Sie immer Verzugszinsen, wenn Sie das Mahnverfahren angehen. Die Zinsen machen selten eine große Summe aus, doch stehen Sie ihnen zu.
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