1. Mahnung schreiben - das müssen Sie beachten

Die 1. Mahnung - eigentlich nur ein freundlicher Hinweis

• Man unterteilt im Mahnwesen vor allem mehrere Mahnstufen, um den  Umgang mit den Kunden, die vielleicht tatsächlich nur vergessen haben, eine Rechnung zu begleichen, abzugrenzen von dem etwas schärfen Ton, der gegenüber langfristig nicht zahlender Kundschaft angeschlagen wird. Im ersteren Fall spricht man auch von der 1. Mahnstufe.
• Eine solche Mahnung gleicht eher einer Erinnerung. Entsprechend sollten Sie sie auch formulieren. Durchaus üblich in einer 1. Mahnung sind Formulierungen wie: "Sicherlich ist es Ihnen entgangen, dass unsere Rechnung vom soundsovielten mit der Rechnungsnummer XYZ in Höhe von XYZ Euro noch zur Zahlung aussteht. Wir dürfen Sie daher bitten, möglichst zeitnah für einen entsprechenden Zahlungsausgleich Sorge zu tragen".
• Charakteristisch ist hier, dass dem Kunden niemals Böswilligkeit unterstellt wird. Auch von der Setzung einer Zahlungsfrist wird abgesehen; es wird einfach davon ausgegangen, dass der Kunde, hätte er denn gewusst, dass noch eine Zahlung zu leisten ist, diese umgehend getätigt hätte.

Was kann ich in den weiteren Mahnstufen schreiben?

• Ist die 1. Mahnung nicht erfolgreich gewesen, geht es ab in die nächsten Mahnstufen. Zunächst bringen Sie in einem weiteren Schreiben an den Kunden Ihr Bedauern darüber zum Ausdruck, dass die Rechnung auch weiterhin unbezahlt geblieben ist. Dann bitten Sie erneut um Ausgleich unter Setzung einer kurzen, aber angemessenen Frist. Üblich sind hier zehn bis vierzehn Tage.
• Sollte auch dies nicht den gewünschten Erfolg gebracht haben, können Sie entweder ein weiteres Schreiben der zweiten Mahnstufe an den Kunden richten oder aber zur nächsten Mahnstufe wechseln. Hier gilt es abzuwägen zwischen dem Zahlungsausfall und der bisherigen Güte der Geschäftsbeziehung. Entscheiden Sie sich für die dritte Mahnstufe, dürfen Sie in Ihrem Schreiben nun in die Vollen gehen. Üblich ist das Setzen einer letzten Frist unter Androhung der Einleitung eines Mahnverfahrens oder Weitergabe der Angelegenheit an den Firmenanwalt.
• Sinnvoll kann es sein, spätestens in dieser Mahnstufe auch Gesprächsbereitschaft hinsichtlich etwaiger Ratenzahlungsvereinbarungen zu signalisieren. Denn bei Ratenzahlungen bekommen Sie zwar Ihr Geld nur kleckerweise (und, wenn Sie Pech haben, unvollständig und/oder unregelmäßig), aber Sie bekommen Geld - und das ist bei einem Mahnverfahren nicht unbedingt garantiert.