Einnahmen-Ausgaben-Rechnung - so erstellen Sie sie

Die Überschussrechnung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und vom Grundsatz her eine reine Geldrechnung. Es werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben saldiert. Die Differenz ist der Gewinn oder der Verlust.

Nicht jeder kann diese Vorteile nutzen

• Voraussetzung für die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, dass Sie gesetzlich nicht zur Buchführung oder Bilanzierung verpflichtet sind. Diese Verpflichtung kann sich nach Handelsrecht oder nach Steuerrecht ergeben.
• Vorteilhaft ist, dass Sie im Vergleich zur Bilanzierung Ihren Gewinn auch selbst ermitteln können und nicht unbedingt steuerliche Hilfe in Anspruch nehmen müssen. Vorteilhaft ist auch, dass Sie keine Kassenführung brauchen, keine richtige Buchführung erstellen, keine Bestandskonten führen und keine Inventur erstellen müssen.

Der Geldfluss bestimmt die Rechnung

• Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden die betrieblich bedingten Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich im Zeitpunkt des Zahlungsflusses erfasst. Das Zu- und Abflussprinzip stellt auf den zeitlichen Zugang oder Abgang des Geldes und nicht auf die wirtschaftliche Zugehörigkeit des Geldflusses ab (§ 11 EStG).
• Gelder sind dann vereinnahmt, wenn Sie die wirtschaftliche Verfügungsmacht über das Geld oder den Geldeswert erlangt haben. Durch den Zeitpunkt der Rechnungsstellung können Sie Geldeingänge beeinflussen und damit den Gewinn nivellieren.

Ausgaben strategisch vornehmen

• Zur Gewinnverlagerung können Sie zum Beispiel die Miete für Betriebsräume nach Vereinbarung mit dem Vermieter oder andere Bürokosten für das nächste Jahr im Voraus bezahlen. Ebenso können Sie zum Jahresende Waren auf Vorrat einkaufen. Sie mindern in diesem Jahr Ihren Gewinn.
• Im Übrigen beachten Sie, dass regelmäßig wiederkehrende Leistungen (Mieten, Versicherungsbeiträge, Zinsen, Löhne) die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel erfolgen, dem Kalenderjahr zuzuordnen sind, in das sie wirtschaftlich gehören. Zahlen Sie die Januarmiete für 2013 bereits am 27.12.2012, muss die Mietzahlung als Betriebsausgabe in 2012 erfasst werden. Telefongebühren und Umsatzsteuervorauszahlungen sind keine regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben und werden immer im Zahlungszeitpunkt als Ausgabe oder Einnahme erfasst.
• Nutzen Sie einen Pkw zu mehr als 50 % beruflich, gehört das Fahrzeug zu Ihrem notwendigen Betriebsvermögen. Alle damit verbundenen Ausgaben mindern Ihren Gewinn. Verkaufen Sie das Fahrzeug mit Gewinn, müssen Sie den Gewinn in Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfassen.

Einnahmen vorziehen oder aufschieben

• Überlegen Sie, wann Sie eine Rechnung erstellen. Droht Ihnen im laufenden Jahr eine hohe steuerliche Belastung, erstellen Sie die Rechnung erst im Folgejahr und achten Sie darauf, dass Sie den Rechnungsbetrag auch erst im Folgejahr vereinnahmen.
• Erhalten Sie hingegen Vorschusszahlungen, müssen Sie diese im laufenden Jahr versteuern.

So erstellen Sie Ihre Steuererklärung

• Zu Erstellung Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der darauf aufbauenden Umsatzsteuererklärung verwenden Sie am besten ein Software-Programm. In dieses brauchen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben lediglich der Reihe nach einzutragen. Das Programm rechnet Ihren Gewinn aus.
• Genauso gut können Sie Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf einem Stück Papier anfertigen, dem Sie die Einnahmen und die Ausgaben auflisten. Auch das genügt. Im Zweifel beauftragen Sie aber einen Steuerberater.