Buchmäßige Bestandsaufnahme - so gehen Sie dabei vor

Buchmäßige Inventur durchführen

• Wenn Sie eine Firma gründen, sind die durch die buchmäßige Bestandsaufnahme ermittelten Vermögens- und Schuldenwerte die Anfangsbestände bei Ihrer Buchführung. Ohne sie wäre eine Buchführung nicht möglich.
• Ihre Buchführung muss jährlich kontrolliert werden. Dies erfolgt durch die buchmäßige Bestandsaufnahme, da hierbei der Buchbestand, den man auch Sollbestand nennt, und der tatsächliche Inventurbestand, auch Istbestand genannt, gegenüberstellt werden.
• Bei Ihrer buchmäßigen Bestandsaufnahme können Schwund, Verderb und Diebstahl berücksichtigt werden und somit die Buchführung korrigieren.
• Die buchmäßige Bestandsaufnahme erfolgt bei der Stichtagsinventur durch Inventurhelfer. Merken Sie sich, dass die Inventur daher auch als körperliche Bestandsaufnahme bezeichnet wird.
• Ihre Inventurhelfer werden Ihre Ware zählen, wiegen und messen. Bei Waren, die nach diesen Methoden nicht in die buchmäßige Bestandsaufnahme aufgenommen werden können, wird geschätzt.
• Die Stichtaginventur beinhaltet einige Nachteile: 1. der Betrieb muss zu diesem Zeitpunkt geschlossen werden, dies verursacht für Sie Umsatzausfälle, 2. die Inventur ist zeitaufwendig, wodurch Sie zusätzliches Personal einstellen oder Überstunden bezahlen müssen, 3. es stellen sich Zählfehler durch die eintönige Arbeit ein. Weniger Nachteile entstehen Ihnen durch die permanente Inventur, bei der die Inventur ständig durch ein EDV-Warenwirtschaftsystem aktualisiert wird.
• Nach der körperlichen Bestandsaufnahme führen Sie eine Bewertung durch. Dabei entscheiden Sie, ob Sie die Vermögensgegenstände nach dem Einkaufs- oder Verkaufswert bewerten wollen.
• Einige Vermögenswerte wie Forderungen gegenüber Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten können nicht durch Messen, Zählen oder Wiegen ermittelt werden. Diese entnehmen Sie der Buchführung. Man spricht daher von Buchinventur.

Körperliche Bestandsaufnahme verwenden

• Die buchmäßige Bestandsaufnahme und die Bewertung wird in Inventurlisten gelistet. Diese verwenden Sie, um das Inventar aufzustellen.
• Das Inventar ist eine Aufstellung all Ihrer Vermögens- und Schuldenposten. Ziehen Sie die Schulden vom Vermögen ab, erhalten Sie das Reinvermögen oder Eigenkapital.
• Sie verstehen unter Ihrem Eigenkapital das Vermögen, das Sie mit eigenem Kapital finanziert haben.
• Ihr Vermögen unterteilt sich in das Anlage- und Umlaufvermögen.
• Ihr Anlagevermögen, das aus Gegenständen und Vermögenswerte besteht, wird für die Aufrechterhaltung Ihres Betriebes benötigt und ist damit langfristig in Ihrer Firma gebunden. Durch den Gebrauch, zum Beispiel bei Maschinen, werden die Gegenstände langsam abgenutzt.
• Ihr Umlaufvermögen verbleibt in Ihrem Betrieb nur kurzfristig unverändert. Dazu gehören beispielsweise Geldbestände und Waren, die Sie mit der buchmäßigen Bestandsaufnahme ermittelt haben. Ihre Waren werden mit Geld bezahlt, die Waren an Käufer mit Ziel verkauft, wodurch Forderungen entstehen, die wiederum durch Geldeinzahlungen getilgt werden.
• Ihr Anlage- und Umlaufvermögen wird nach Liquidation geordnet, wobei Ihr Anlagevermögen nicht so schnell verkauft werden könnte wie Ihre Warenbestände, die Sie durch die buchmäßige Bestandsaufnahme ermittelt haben.
• Auch die Schulden werden sortiert, hier jedoch nach Kreditlaufzeit.
• Aus der Aufstellung Ihres Inventars, das Sie auch durch die buchmäßige Bestandsaufnahme ermittelt haben, ist es möglich, eine Bilanz zu erstellen. Die Bilanz ist ein verkürztes Inventar und dadurch übersichtlicher. Es stehen Vermögen auf der Aktivseite und Schulden auf der Passivseite in einem T-Konto nebeneinander, während in der Inventur die Posten untereinander stehen.
• In Ihrer Bilanz muss die Summe der Vermögenswerte immer genauso groß wie der Kapitalbetrag sein. Daher wird das Eigenkapital ermittelt. 
• Beachten Sie, dass Inventur und Bilanz 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.