Bewirtungsbeleg - darauf müssen Sie achten

Wenn Sie Ihre Geschäftsfreunde zum Lunch bitten und die Kosten der Bewirtung steuerlich geltend machen möchten, brauchen Sie zumindest nicht mehr das früher amtlich vorgeschriebene Formular zu verwenden. Allerdings muss die Restaurantrechnung den formalen Anforderungen entsprechen, die das Finanzamt ursprünglich in seinem Formular vorgegeben hatte und auch jetzt nach wie vor erwartet.

Formale Anforderungen an Ihren Bewirtungsbeleg

Weisen Sie den Kellner von vornherein darauf hin, dass es sich um ein Geschäftsessen handelt und Sie eine steuerlich abzugsfähige Rechnung erwarten.

• Achten Sie darauf, dass die Rechnung den Namen und die Adresse des Restaurants ausweist.
• Auch Ihr Name und Ihre Adresse müssen ausgewiesen sein, soweit der Rechnungsbetrag 100 € übersteigt.
• Weisen Sie den Kellner darauf hin, dass alle aufgetischten Speisen und Getränke im Detail aufgeschlüsselt werden und mit Preisen versehen sind. Die Angabe "Speisen und Getränke" genügt nicht. Akzeptiert werden aber "Tagesgericht"  oder "Buffet" oder "Menu 3".
• Ihr Bewirtungsbeleg muss den Ort und den Zeitpunkt der Bewirtung angeben.
• Sie müssen den Kellner über Name und Adresse der von Ihnen bewirteten Personen informieren. Auch diese Angaben gehören in den Bewirtungsbeleg. Um sicherzugehen, sollte auch die Funktion der Beteiligten angegeben werden, also beispielsweise Geschäftsführer, Prokurist oder Sekretärin des Vorstands.
• Es muss der gesamte Rechnungsbetrag in einer Summe ausgewiesen werden.
• Die Umsatzsteuer muss gesondert ausgewiesen werden.
• Geben Sie Trinkgelder, müssen diese ebenfalls gesondert offenbart werden.
• Begleichen Sie Ihre Rechnung mit der Kreditkarte, müssen Sie die entsprechende Trinkgeldzeile auf dem Beleg ausfüllen oder das Trinkgeld handschriftlich vom Kellner mit seiner Unterschrift bestätigen lassen.
• Vermerken Sie auf dem Bewirtungsbeleg den Grund der Bewirtung. Pauschale Bezeichnungen wie "Verkaufsgespräch" oder "Vertragsverhandlungen" sind zweifelhaft. Notieren Sie möglichst genau, warum Sie wen bewirtet haben. Beispiel: "Verkaufsgespräch mit Vertretern des Unternehmens Müller wegen Abschluss eines Liefervertrages über Kanalrohre" oder "Verhandlungen mit Gläubigervertreter Müller über Forderungsstundung".

Statt maschineller Quittung notfalls Eigenbeleg erstellen

• Achten Sie darauf, dass Sie eine Quittung aus einer maschinellen oder elektronischen Registrierkasse erhalten. Nur diese wird im Regelfall anerkannt.
• Haben Sie Ihren Bewirtungsbeleg verloren, erstellen Sie einen Eigenbeleg mit den oben bezeichneten Angaben. Haben Sie mit Kreditkarte bezahlt, fügen Sie die Kreditkartenabrechnung bei.
• Sie müssen wissen, dass die im Bewirtungsbeleg ausgewiesenen Kosten für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur bis zu 70 % steuerlich abzugsfähig sind.