Was sind Spesen und wie werden sie verbucht? - Anleitung

Die Definition des Wortes Spesen

• Spesen sind Betriebsausgaben, die bei der Ausführung von Geschäften entstanden sind. Somit zählen zu den Spesen alle Kosten, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden auftreten.
• Auch die bei einer auswärtigen Tätigkeit entstandenen Kosten werden als Spesen bezeichnet. Hierunter fallen vor allen Dingen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten.

Die Betriebsausgaben richtig verbuchen

Das Verbuchen der Spesen stellt auf buchhalterischer Seite eine echte Herausforderung dar. Damit die Mitarbeiter in der Buchhaltung diesen Vorgang schneller und leichter bearbeiten können, sollten die nachstehenden Voraussetzungen unbedingt erfüllt werden:

• Die Belege, anhand derer die Spesen verbucht werden, müssen immer korrekt ausgefüllt sein. Der Aussteller der Rechnung bzw. Quittung muss mit seinem kompletten Namen und der Adresse angegeben sein. Ferner darf keinesfalls das Datum fehlen. Sinnvoll wäre es auch, dass Spesen, die in der Buchhaltung getrennt werden müssen, auf verschiedenen Rechnungen festgehalten werden. Auf Rechnungen vom Restaurant sollten immer die Personen vermerkt werden, die an dem Geschäftsessen teilgenommen haben. So kann der geschäftliche Hintergrund verständlicher dargelegt werden.
• Übernachtungskosten werden mit einer geringeren Mehrwertsteuer belegt, als Verpflegungskosten. Aus diesem Grund wäre es praktisch, wenn auf einer Hotelrechnung diese Kosten separat ausgewiesen werden.
• Nachdem ein Unternehmen die auf die Spesen anfallende Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen können, sollte auf jedem Beleg die Vorsteuer extra ausgewiesen werden. Dies erleichtert das Verbuchen der Mehrwertsteuer auf das entsprechende Konto.
• Je nach dem Grund, aus dem die Spesen entstanden sind, müssen diese auch verbucht werden: Wurden Geschäftspartner oder Kunden bewirtet, dann sind diese als Bewirtungskosten zu verbuchen. Spesen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind, werden als Reisekosten bzw. unter Verpflegungsmehraufwand verbucht.
• Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, welches Konto Sie in welchem Fall zur Verbuchung verwenden müssen, dann sollten Sie sich ein Buchungsprogramm besorgen. Qualitativ hochwertige Buchungsprogramme geben zahlreiche Tipps, welche Spesen auf welches Buchungskonto verbucht werden müssen.