Wenn Sie außerhalb Ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig werden, begeben Sie sich auf eine Dienstreise. Zu Dienstreisen gehören unter anderem Fahrten zu Kunden und Lieferanten an anderen Firmenstandorten. Auch befristete Abstellungen zu anderen Unternehmen oder Behörden zählen dazu.
Abrechnung einer Dienstreise
Im Sinne der Steuergesetzgebung ist eine Dienstfahrt ein Ortswechsel mit eingeschlossener Hin- und Rückfahrt aufgrund einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit.
- Fahren Sie mehrere Arbeitsorte an, gelten diese Fahrten zwischen den jeweiligen Orten nicht als Dienstreisen. In der Regel übernimmt dann der Arbeitgeber die dabei entstehenden Fahrtkosten. Fahrten zum Arbeitsort sind Dienstgänge. Die steuerliche Behandlung ist Dienstreisen sehr ähnlich.
- Bei einer Dienstreise trägt meist das Unternehmen die dabei entstehenden Kosten des Angestellten. Dazu zählen beispielsweise Aufwendungen für Anfahrt, Übernachtung und Verpflegung.
- Als Angestellte müssen Sie die Abrechnung mithilfe von Spesen- und Reisekostenanträgen vornehmen. Bei einer Übernachtung inklusive Frühstück in Deutschland müssen Sie zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten 20 Prozent abziehen. Diese 20 Prozent werden danach als Verpflegungsmehraufwand abgerechnet.
- Bei den Anfahrtskosten kommt es auf das gewählte Reisemittel an. Der Arbeitgeber kann die günstigste Reisevariante vorgeben. Kosten für Zug-, Bus-, Taxifahrten oder Flüge werden auf Basis vorgelegter Quittungen in voller Höhe erstattet.
- Eine Firmenkreditkarte kann die Abrechnung beim Arbeitgeber insgesamt erleichtern. Sämtliche Steuern, die auf Leistungen (Übernachtung, Verpflegung) während einer Dienstreise vom Unternehmen bezahlt werden, kann es als Vorsteuer abziehen.
Amtliches Kilometergeld - Kilometerpauschale in Deutschland
- Die Autofahrt ist ein Spezialfall. Als Arbeitnehmer können Sie bei einer Dienstfahrt mit dem eigenen Pkw oftmals entscheiden, wie Sie Ihre Fahrtkosten abrechnen.
- Eine Erstattung ist auf der Basis Belegnachweis (Tankquittung) oder mithilfe einer Firmenkreditkarte möglich.
- Können Sie für Fahrten zum und vom Arbeitsort einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz pro Jahr errechnen und nachweisen, können Sie diesen anteilig geltend machen.
- Ein amtliches Kilometergeld in Höhe von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer können Sie als Kilometerpauschale bei eigenem Auto in Deutschland ansetzen.
- Der pauschale Betrag (amtliches Kilometergeld) von 0,30 Euro je Kilometer deckt alle Kosten für Benzin und Betrieb ab. Auch der Wertverlust des Autos wird anteilig erfasst.
- Bei Motorrädern liegt die Kilometerpauschale bei 0,13 Euro, 0,05 Euro bei Fahrrädern (Stand 2012). Erhöhungen der Pauschbeträge sind statthaft, wenn weitere Personen mitgenommen werden.
- Kommt es bei Dienstreisen zu Schäden am Fahrzeug, muss diese der Arbeitgeber nicht nur bei einem Firmenwagen, sondern auch beim privaten Pkw tragen.
Voraussetzung ist, dass das Sie Ihr Privatfahrzeug mit Zustimmung des Arbeitgebers betrieblich nutzen und dafür keinerlei Extravergütung erhalten. Das Kilometergeld wird nicht als besondere Bezahlung angesehen.
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