So beantragen Sie die Fahrtkostenerstattung bei Ihrem Arbeitgeber

Wer bekommt eine Fahrtkostenerstattung?

• Unter Fahrtkostenerstattung versteht man den Ersatz für Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer für die Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder aber mit dem Privatfahrzeug zwischen Wohnung und Arbeitsort bzw. für Dienstreisen entstehen. Diese sind beim Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, für den Arbeitgeber jedoch sind es Personalkosten. Bedingung: Es werden nur die tatsächlichen Verkehrskosten bzw. ein Höchstbetrag pro Kilometer, der mit dem Privatfahrzeug zurückgelegt wurde, ersetzt.
• Durch eine offizielle Einladung zum Vorstellungsgespräch ist der Arbeitgeber laut Bürgerlichem Gesetzbuch (§ 670 BGB) zur Fahrtkostenerstattung für die An- und Abreise verpflichtet. Es sei denn, er schließt die Kostenübernahme vorab aus und weist den potentiellen Arbeitnehmer in der Einladung darauf hin (z. B. mit der Klausel: „Kein Fahrtkostenersatz“). Tut er dies nicht, muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten im üblichen und tatsächlich nötigen Umfang erstatten. Diese Fahrtkostenerstattung orientiert sich an der Steuerpauschale für Fahrtkosten (0,30 EUR pro Entfernungskilometer).
• Ansonsten ist normalerweise kein Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitern Fahrtkosten vom Wohn- zum Arbeitsort zu erstatten. Dies ist prinzipiell eine freiwillige Leistung. Somit besteht kein Rechtsanspruch auf Fahrtkostenerstattung. Mitunter gewähren Arbeitgeber aber eine niedrigere Pauschale - entweder als pauschalen Betrag für öffentliche Verkehrsmittel oder als Kilometerpauschale für die Nutzung des privaten Autos. Ein Rechtsanspruch auf Fahrtkostenerstattung besteht also in der Regel nur, wenn dies im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Tarifvertrag steht oder einer Sondervereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ausgehandelt wurde.
• Weigert sich der Arbeitgeber, eine Fahrtkostenerstattung zu zahlen, können Arbeitnehmer diese Ausgaben beim Lohnsteuerjahresausgleich von der Steuer absetzen. Hierbei ist es unerheblich, ob sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem eigenen Auto fahren.  Denn im Lohnsteuerjahresausgleich gibt es nur eine Kilometerpauschale.
• Bei Dienstreisen gilt jedoch etwas anderes: Hier werden die Fahrtkosten hingegen von vielen Arbeitgebern erstattet. Flüge-, Bus- oder Bahnfahrten werden mit tatsächlichem Ticketwert übernommen. Für Fahrten mit dem Dienstwagen werden meist die Benzinrechnungen erstattet oder die Firma übernimmt sie mittels Tankkarten. Dann werden die Benzinkosten direkt vom Betriebskonto abgebucht.
• Die üblichen Fahrtkostenerstattungen für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort bzw. für Dienstfahrten oder für Fahrten zu einer auswärtigen Arbeitsstelle (z. B. zu einer anderen Filiale) richten sich vor allem nach der Fahrzeugnutzung. Typische Erstattungsbeträge sind:
  0,30 Euro pro Kilometer werden für Fahrten mit dem Pkw (evtl. zuzüglich 0,02 Euro pro Mitnahme einer weiteren Person, wie z. B. andere Angestellte der Firma) ersetzt. 
  0,13 Euro pro Kilometer gibt es bei Fahrten mit dem Motorrad/Motorroller (zuzüglich 0,01 Euro je mittransportierter Person).
  0,08 Euro pro Kilometer sind bei Fahrten mit einem Moped oder Mofa zu ersetzen.
  0,05 Euro pro Kilometer kann der Chef für Fahrten mit dem Fahrrad finanzieren.

Wann zahlt der Arbeitgeber? 

Besteht seitens des Arbeitgebers eine Verpflichtung zur Übernahme der Fahrtkostenerstattung, müssen Sie diese schriftlich geltend machen. In größeren Unternehmen gibt es hierfür oft Vordrucke, die monats- oder quartalsweise auszufüllen und mit Belegen bzw. einer exakten Auflistung einzureichen sind. Gibt es keinen Vordruck, müssen Sie ein formloses Schreiben aufsetzen und die Fahrtkostenerstattung bei Ihrem Arbeitgeber beantragen. Das Schreiben zur Fahrtkostenerstattung sollte der Reihenfolge nach folgende 10 Eckdaten enthalten:

1. Vermerken Sie an erster Stelle Ihren Namen und die Privatanschrift.
2. Gibt es eine Mitarbeiter-Nummer, Personen-Kennzahl o. Ä., muss sie zugeordnet zu Ihrem Namen auf dem Schreiben erkennbar sein.
3. Adressieren Sie das Schreiben mit korrekter Anschrift an die Abrechnungsstelle (z. B. Buchhaltung).
4. Halten Sie Ausstellungsort und -datum der beantragten Fahrtkostenerstattung fest.
5. Vermerken Sie den Zeitraum der Fahrtkostenerstattung.
6. Geben Sie Abfahrt- und Zielort an (z. B. Anschrift Wohnung und Filialadresse).
7. Listen Sie die Fahrtkosten zur Erstattung korrekt auf - entweder pro Kilometer entsprechend der Fahrzeugnutzung oder errechnen Sie den vereinbarten Pauschalbetrag (z. B. pro Kilometer oder pro Kalendertag).
8. Fügen Sie Belege bei (z. B. Bahntickets, Tankrechnungen).
9. Addieren Sie den zu erstattenden Betrag und geben Sie die Gesamtsumme an.
10. Nennen Sie die Bankverbindung und bitten Sie um Überweisung auf Ihr Konto - z. B. mit der nächsten Gehalts- bzw. Lohnabrechnung.