Einen Mahnbrief schreiben - so gehen Sie vor

So schreiben Sie einen Mahnbrief

• Stellen Sie zunächst fest, ob der Schuldner bereits in Verzug mit der Zahlung ist. Bei den meisten Rechnungen ist das Zahlungsziel kalendermäßig bestimmt, daher liegt Verzug bereits dann vor, wenn dieser Zeitpunkt ohne Zahlung überschritten wurde.
• Entscheiden Sie, ob Sie überhaupt einen Mahnbrief schreiben möchten. Prinzipiell sind Sie bei dem oben beschriebenen Sachverhalt gar nicht verpflichtet einen Mahnbrief zu schreiben, § 286 Absatz 2 Nr. 1 BGB.
• Wenn Sie sich für einen Mahnbrief entschieden haben, entscheiden Sie nun, ob Sie lieber eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben möchten, oder eine richtige Mahnung.
• Bei der Zahlungserinnerung schreibt man z.B., dass man festgestellt habe, dass die Zahlung leider noch nicht eingegangen sei, man aber davon ausgehe, dass es sich dabei lediglich um ein buchhalterisches Versehen handele. Dann bitten Sie den Kunden freundlich, die noch offene Forderung in Höhe von (Betrag) EUR bis zum (Datum) auszugleichen und wünschen noch eine weitere gute Zusammenarbeit.
• Wenn Sie dieses Stadium bereits hinter sich haben oder der sanfte Weg bei dem Schuldner voraussichtlich nicht hilft, schreiben Sie direkt eine Mahnung. Diese kann dann in der Art ausgestaltet sein, dass Sie dem Schuldner auffordern, die noch offene Forderung in Höhe von (Betrag) EUR bis zum (Datum) auszugleichen. Dann weisen Sie ihn noch darauf hin, dass Sie keine weiteren Aufschübe dulden und nach Ablauf der Frist Ihre Ansprüche nötigenfalls auch mit gerichtlichen Schritten durchsetzen werden, welche wiederum mit weiteren Kosten für den Schuldner verbunden wären.
• Wer etwas von "weiteren Kosten" liest, gibt sich in der Regel Mühe, die Forderung zu bezahlen, oder sich zumindest bei Ihnen zu melden, um die Sache aufzuklären. In einigen Fällen ist es unter Umständen sinnvoll, mit dem Schuldner eine Ratenvereinbarung abzuschließen, um überhaupt an das Geld zu kommen.

Was Sie über den Mahnbrief noch wissen sollten

• Angemessene Mahngebühren können Sie ebenfalls als Verzugsschaden einfordern.
• Ebenso sind auch Zinsen auf die Forderung möglich, § 288 BGB.
• Hilft auch der noch so freundliche Mahnbrief nichts mehr, müssen Sie wohl oder übel den Weg über den Mahnbescheid oder die Klage gehen und so Ihre Forderung geltend machen.