Wie sieht ein Protokoll aus?

Sinn und Zweck verschiedener Protokollarten im Berufsalltag

• Bei einem Verlaufs- bzw. Verhandlungsprotokoll handelt es sich um ein ausführliches Protokoll, aus dem deutlich hervorgeht, wie die Beschlüsse zustande kamen. Der Verlauf einer Diskussion sowie der Weg der Meinungsbildung werden eingehend aufgezeichnet. Der exakte Wortlaut wird nicht widergegeben, sondern sinngemäß zusammengefasst. Das bedeutet, dass die wesentlichen Argumente in konzentrierter Form aufgeführt werden.
• Im Gegensatz zum Verhandlungsprotokoll werden bei einem Kurzprotokoll die Beschlüsse meist wörtlich festgehalten. Der Weg zu ihnen wird jedoch in äußerst knapper Weise zusammengefasst.
• Das Ergebnisprotokoll – auf dieses hier besonders eingegangen wird - muss die Art der Besprechung, das Datum, Beginn und Ende, sowie alle Anwesenden (Anwesenheitsliste) und eingeladenen Personen neben einer Tagesordnung erfassen. Es enthält nur die Ergebnisse und Beschlüsse, jedoch nicht den Weg, der dorthin geführt hat. Damit können die Teilnehmer den Gesprächsverlauf und deren Ergebnisse noch einmal nachvollziehen. Informationen erhalten auch Personen, die nicht an den Sitzungen teilgenommen haben.
• Wie das Ergebnisprotokoll im Aufbau aussieht, wird Ihnen im nächsten Unterpunkt näher erläutert. Diese Protokollform wird vermehrt bei Konferenzen und Besprechungen angefertigt. Daher sollten Sie heute über die wichtigsten Regeln Bescheid wissen.

Formaler Aufbau eines Ergebnisprotokolls

Der Protokollrahmen umfasst den Kopf und den Schluss des Protokolls und ist im Wesentlichen für alle Protokollarten gleich. Er gibt Auskunft darüber, was (Thema, Tagesordnung), wann (Datum und Uhrzeit der Sitzung), wo  (Ort des Treffens) verhandelt wurde und wer verhandelt hat (Teilnehmer).

Wie der Kopf eines Protokolls im Einzelnen aussieht, soll das folgende Beispiel zeigen:

1. Art der Konferenz (Abteilungsleiterkonferenz)
2. am (Datum) um (Uhrzeit)
3. in (Ort)
4. Vorsitzender (Name)
5. Teilnehmer (Namen)
6. Tagesordnung: 1. …, 2. …

• Der Schluss des Protokolls soll das Ende der Sitzung (Uhrzeit), einen eventuellen Termin für die nächste Besprechung, Ort und Datum der Protokollerstellung sowie die Unterschrift des Teamleiters (Protokollführer etc.) enthalten. Geben Sie als Protokollführer hier den Verteiler an.
• Das Protokoll wird in der Gegenwart (im Präsens) und meist in der indirekten Rede abgefasst. Anträge und Beschlüsse müssen wörtlich und in direkter Rede niedergeschrieben werden.
• Die Schriftart soll gut lesbar sein. Daher empfehlen sich Standard-Schriften. Arial in der Schriftgröße 11 ist eine schlichte Schriftart, die auch gerne für längere Texte genutzt wird. Auf sinnvolle Absätze achten.
• Abhängig von der Protokollart gelten je andere Regeln. Als Protokollant müssen Sie daher die Art des Protokolls kennen, um den formalen Rahmen erfüllen zu können.

Das Schriftstück muss allgemein anerkannt werden und als Beweis gelten können.

Inhaltliche Punkte eines Protokolls

• Ein Ergebnisprotokoll gibt nur die wichtigsten Beschlüsse eines Gesprächs wieder. Es geht aus einem stichwortartigen Verlaufsprotokoll hervor. Gleiche Beiträge verschiedener Gesprächsteilnehmer können Sie zusammenfassen. Auf nebensächliche Gedanken dürfen Sie ganz verzichten. Achten Sie auf eine übersichtliche Gliederung.
• Sind für einen Diskussionspunkt Anlagen vorhanden, müssen Sie diese bezeichnen und beifügen. Geben Sie Online-Quellen immer mit Zugriffsdaten an.
• Im Schulalltag sind in der Regel Protokolle über Unterrichtsstunden und Konferenzen anzufertigen. Diese Protokolle sollen den Inhalt einer Unterrichtsstunde mit Angaben von Fach, Datum, Klasse, Lehrer, Thema und Stundenergebnis wiedergeben.
• Formulieren Sie Ihre Angaben wahr, objektiv, neutral und sachlich. Vermeiden Sie persönliche Wertungen und Floskeln. Erklärungen werden in Klammern angegeben.
• Nichtbeteiligte müssen durch Ihren Zusammenschnitt problemlos die Zusammenhänge eines Meetings nachvollziehen können. Das gelingt durch leichte und verständliche Sprache. 

Idealerweise fertigen Sie schon während der Sitzung eine Mitschrift an und verfassen auf dieser Grundlage das Protokoll. Natürlich schließt sich das bei einigen Formen aus. Bei einem umfangreicheren Teilnehmerkreis ist es hilfreich, wenn Sie sich mit der Teilnehmerliste vertraut machen und sich die Namen einprägen.