Ein Ergebnisprotokoll schreiben

Wie ein Ergebnisprotokoll aussehen muss

Während Berichte Ereignisse meist in objektivier Form schildern, leiten sich Protokolle ein stückweit aus Berichten ab. Ereignisprotokolle kennzeichnen sich nicht durch eine klassische Aufsatzgliederung wie Einleitung, Hauptteil und Schluss. Ein Protokoll besticht durch präzisiere Textpassagen zu Anfang und am Ende.

• Ergebnisprotokolle fassen eine Verhandlung, Versammlung oder eine Besprechung in kurzen und prägnanten Worten zusammen. In der Regel erfassen Ergebnisprotokolle nur die klaren Fakten wie Teilergebnisse, Endergebnisse und Beschlüsse.
• Wie alle anderen Protokolle, erfüllt auch das Ergebnisprotokoll drei ganz wichte Funktionen. Es sorgt dafür, dass nicht anwesende Mitarbeiter oder Mitglieder informiert werden. Es stellt eine Stütze für das Gedächtnis dar, falls etwas vergessen wurde und es sorgt dafür, dass Diskussionen und Verhandlungen sich in einem überschaubaren Rahmen bewegen.

Wichtige Fakten im Schriftstück protokollieren

• Das Ergebnisprotokoll muss verständlich gegliedert werden, je nach Zweck und Organisation beginnen Sie mit folgenden Angaben.
• Nennen Sie als Erstes den Namen der Organisation oder des Unternehmens, gefolgt von Datum, Ort und der Uhrzeit zu Beginn des Protokolls. Des Weiteren müssen Sie erwähnen, an wen das Ergebnisprotokoll weitergegeben wird, achten Sie darauf, die Adressdaten zu nennen.
• Jetzt müssen Sie das Wesentliche erwähnen, genannt werden jetzt das Thema der Sitzung, die Anzahl der Teilnehmer, besonders wichtige Teilnehmer wie der Abteilungschef, Leiter der Sitzung, Kassenwart oder ähnlich wichtige Personen müssen als Erstes und mit Funktion aufgelistet werden. Der Protokollant muss auch erwähnt werden.
• Nun folgt das Wesentliche des Protokolls. Nennen Sie die Tagesordnung, die nach den entsprechend relevanten Punkten aufgelistet und abgearbeitet wird. Dazu listen Sie Teilbeschlüsse sowie Zwischenergebnisse auf, die nach den Punkten der Tagesordnung aufgeschrieben werden. Auch die darauf folgenden Endergebnisse und Beschlüsse werden nach den Punkten der Tagesordnung von Ihnen aufgelistet.
• Am Ende des Ergebnisprotokolls müssen Sie natürlich den Beschluss und das Ergebnis der Besprechung aufschreiben. Sehr häufig müssen Sie durch knappe Sätze aufschreiben, wie der Beschluss zustande gekommen ist, durch einen Mehrheitsbeschluss oder auf andere Art. Als Letztes unterschreibt der Protokollant noch und fertig ist das Ergebnisprotokoll. 

Protokolle müssen in der Regel schnell verfasst und entsprechend zeitnah weitergeleitet werden. Unter Umständen können Ergebnisprotokolle von einigen Teilnehmern noch korrigiert werden. Als Protokollant müssen Sie in dem Fall das Schriftstück noch mal zu einer endgültigen Entfassung überarbeiten.