Protokollrahmen – so gelingt das sachlich richtige Protokoll

Protokollrahmen – das richtige Protokoll für die Tagung

• Mit dem Protokollrahmen erhält der Protokollführer einen Leitfaden für die eigentliche Gestaltung des Protokolls.
• Mit diesem Protokoll werden Nichtanwesende schriftlich wertfrei über Beschlüsse, Maßnahmen und Ergebnisse informiert. Das Protokoll dient als Information. Außerdem erhalten Anwesende und auch Nichtanwesende einen schriftlichen Überblick über Vorgänge, Zuständigkeiten und vorgesehene Maßnahmen und können sich anhand dessen orientieren.
• Obwohl sich Protokolle in sechs Protokolltypen einteilen lassen (Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll, Gedächtnisprotokoll und Kurzprotokoll), unterliegen doch alle demselben Protokollrahmen.

Protokollrahmen für ein formal richtiges Protokoll

Anhand des Protokollrahmens werden der Beginn, der Verlauf und der Schluss eines Protokolls formal festgehalten. Dieser Protokollrahmen muss folgende Punkte enthalten:

1. Was wurde in der Veranstaltung besprochen? Wichtig sind hier die Art der Sitzung, Thema der Veranstaltung und die Tagesordnung. Die Tagesordnung muss bereits vor der Veranstaltung feststehen und an alle Teilnehmer verschickt werden.
2. Wann hat wer gesprochen? Datum, Anfangs- und Endzeit des jeweiligen Sprechers werden hier festgehalten.
3. Wo fand die Besprechung statt? Der Ort der Sitzung muss hier genau genannt werden.
4. Wer hat teilgenommen? Die Teilnehmer müssen alphabetisch oder nach Position geordnet werden. Der Vorsitzende gehört an die erste Stelle. Die Namen der Teilnehmer, die Position und die Titel müssen komplett angeführt werden. Sollten Teilnehmer die Veranstaltung früher verlassen, wird das folgendermaßen vermerkt „Frau S. verlässt die Veranstaltung um 17:35 Uhr.“ Fehlen eingeladene Personen, wird das als unentschuldigt oder entschuldigt in der Anwesenheitsliste vermerkt.

Mit dem Protokollrahmen erhalten so auch Nichtanwesende alle wichtigen Informationen.