Wie schreibe ich ein Arbeitszeugnis? - Eine Anleitung

So muss ein Arbeitszeugnis formal aussehen

Die Form wurde vom Bundesarbeitsgericht festgelegt. Und zwar:

• Sie sollten kein billiges Papier, sondern gute Qualität im DIN A4-Format benutzen. Das Zeugnis muss ordentlich, sauber und mit Schreibmaschine oder PC geschrieben sein (nicht handschriftlich) und darf keine Flecken, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches enthalten.
• Durch die äußere Form dürfen Sie nicht den Eindruck erwecken, der ausstellende Arbeitgeber distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung.
• Es muss mit einem ordnungsgemäßen Briefkopf ausgestattet sein, aus dem der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar ist. Ihrer Unterschrift ist ein Firmenstempel beizufügen. (Quelle: Bundesarbeitsgericht, 5 AZR 182/92)

So sollten Sie das Zeugnis schreiben

• In der Überschrift muss die Art des Zeugnisses eindeutig bezeichnet werden: z.B. Arbeits-, Zwischen- oder Praktikantenzeugnis etc.
• Im Einleitungssatz sind die persönlichen Daten des Mitarbeiters sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses zu nennen.
• In der Aufgabenbeschreibung stehen die Position des Mitarbeiters und eine genaue Beschreibung seiner Tätigkeit und seiner Aufgabengebiete in der Firma.
• In der Leistungsbeurteilung benennen Sie die Kenntnisse, Arbeitsweise und -erfolge des Mitarbeiters. Auch sollten Sie die Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit erwähnen; ein Weglassen einer dieser Eigenschaften weist auf ein Problem damit hin.
• In der Verhaltensbeurteilung beschreiben Sie das Verhalten zu Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Vorgesetzten, Lieferanten etc
• Im Schlussabsatz können Sie - wenn vom Arbeitnehmer gewünscht - die Art und den Grund des Austritts aus der Firma angeben. Am Ende setzen Sie die Dankesformel mit Zukunftswünschen.

Das müssen Sie beim Schreiben des Arbeitszeugnisses beachten

• Unzulässig sind negative Beobachtungen und Bemerkungen. Es darf nichts hervorgehoben oder mit Ausrufe-, Anführungs- oder Fragezeichen versehen werden.
• Durch verschiedene Gerichtsurteile wurden auch die thematischen Tabus bei der abschließenden Beurteilung eines Mitarbeiters festgelegt. Diese sind: Strafen (wenn sie nichts mit der Arbeit zu tun haben), Abmahnungen, Krankheitstage, Schwerbehinderteneigenschaft, Schwangerschaft/Mutterschutz, Gesundheitszustand (außer bei akuter Gefährung Dritter), Gehalt, Alkoholabhängigkeit, Betriebsratstätigkeit (außer bei Freistellung länger als ein Jahr), Gewerkschaftszugehörigkeit, Streik, Partei- oder Kirchenzugehörigkeit, Ehrenämter, Nebentätigkeiten und Wettbewerbsverbote.
• Negative Tatsachen dürfen in der Beurteilung nur dann stehen, wenn sie für die gesamte Tätigkeitsdauer charakteristisch waren und beweisbar sind.

Gängige Formulierungen in Arbeitszeugnisse und was sie bedeuten

• Viele Arbeitgeber verwenden in ihren Beurteilungen einen sogenannten "Zeugnis-Code", der sich am Schulnoten-System orientiert und die Benotung im Endeffekt positiver beschreibt.
• Eine Übersetzung der gängigsten Zeugnis-Codes finden Sie hier: "hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt" = sehr gute Leistungen; "hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt" = gute Leistungen; "hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt" = ausreichende Leistungen; "hat die ihm übertragenen Arbeiten im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt" = mangelhafte Leistungen; "hat sich bemüht, die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen" = unzureichende Leistungen; "hat unseren Erwartungen entsprochen" = schlecht; "in jeder Hinsicht entsprochen" = befriedigend; "in bester Weise entsprochen" = ziemlich gut; "in jeder Hinsicht und in bester Weise entsprochen" = gut; "in jeder Hinsicht und in allerbester Weise entsprochen" = sehr gut; "hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt" = Bürokrat, der keine Initiative entwickelt; "mit seinen Vorgesetzten ist er gut zurechtgekommen" = ein Mitläufer, der sich gut anpasst; "war sehr tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen" = ist ein unangenehmer Mitarbeiter; "wegen ihrer/seiner Pünktlichkeit war sie/er stets ein gutes Vorbild" = war in jeder Hinsicht eine Niete; "bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden" = hat versagt; "hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt" = hat getan was sie/er konnte, aber das war nicht viel; "alle Arbeiten erledigte sie/er mit großem Fleiß und Interesse" = war eifrig, aber nicht besonders tüchtig; "im Kollegenkreis galt er als toleranter Mitarbeiter" = für Vorgesetzte ist er ein schwerer Brocken; "wir lernten ihn als umgänglichen Kollegen kennen" = viele Mitarbeiter sahen ihn lieber von hinten als von vorn (Literaturhinweis: Anne Backer: Arbeitszeugnisse. Entschlüsseln und mitgestalten. 5. Auflage. Haufe, Planegg bei München 2008, ISBN 978-3-448-09313-1)