Wer in einem Büro anruft, möchte den Eindruck erlangen, dass am anderen Ende der Leitung professionelle Mitarbeiter sitzen, die in ihrem Job Routine haben. Diesen Eindruck vermitteln Sie am besten, indem Sie das Gespräch schon mit einer professionellen Begrüßung beginnen. So entsteht beim Kunden Sicherheit, und der Erfolg ist garantiert.
Wie man sich im Büro am Telefon meldet
- Nennen Sie zuallererst den Namen der Firma, in der Sie arbeiten. So weiß der potenzielle Kunde sofort, dass er beim richtigen Ansprechpartner gelandet ist. Wer den Namen der Firma vergisst oder wegnuschelt, sorgt oft für Verwirrung, und das Gespräch nimmt gleich einen negativen Anfang.
- Hängen Sie dem Nennen des Firmennamens ein "Guten Tag" an. Diesen Teil des Satzes können Sie natürlich je nach Tageszeit variieren.
- Danach kommt Ihr Name, damit der Gesprächspartner weiß, an wen er eventuelle Rückfragen richten kann oder auf wen er sich im Zweifelsfall berufen kann. Sagen Sie ruhig: "Mein Name ist...", das wirkt höflicher als das bloße, sture Nennen des Namens.
- Zuletzt folgt eine höflich formulierte Frage. Früher galt hier als Standard: "Was kann ich für Sie tun?", doch dieser Satz ist veraltet, denn was Sie für den Kunden tun können, wissen Sie selbst - es muss vielmehr heißen: "Was darf ich für Sie tun?"
- Insgesamt ergibt sich also die folgende Grußformel: "Firma ..., Guten Tag. Mein Name ist..., was darf ich für Sie tun?"
- Wenn sich die Worte komisch oder einstudiert für Sie anhören, üben Sie sie ein paar Mal im Stillen für sich selbst. Sie werden merken, wie schnell es natürlich wirkt, sich so am Telefon zu melden.
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