Beim Schreiben einer Vollmacht sollten Sie immer im Auge behalten, dass sie in einem erweiterten Sinne einen Vertrag darstellt. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte man sich bestens informieren. Ferner empfiehlt es sich, einen Anwalt hinzuzuziehen. Dies gilt insbesondere für komplexere Vereinbarungen, wie Vertragsstrafenversprechen oder Haftungsfreizeichnungen.
Arten der Vollmacht
- Die Vollmacht nach Umfang: In dem Kontext bedeutet „Umfang“ das Ausmaß an Befugnissen, die den Bevollmächtigten bzw. Vertretern eingeräumt werden. Beispiele für Vollmachten nach Umfang sind Generalvollmachten, Sondervollmachten oder Gattungsvollmachten. Des Weiteren kann diese Art der Vollmacht sowohl eine Erlaubnis darstellen, nur ein bestimmtes Geschäft vorzunehmen, als auch eine Generalvollmacht.
- Vollmacht nach der Person des Bevollmächtigten: Diese Art des Vertrages orientiert sich an den bevollmächtigten Personen. Hier wird beispielsweise festgelegt, wer die Haupt- und wer die Unterbevollmächtigten sind. Es besteht zudem die Möglichkeit, eine Vollmacht für mehrere Personen anzulegen. In diesem Zusammenhang können entweder alle mit einer Sache beauftragt werden oder alle einzelnen Bevollmächtigen erhalten eine Teilaufgabe innerhalb eines Ganzen.
Ein Vollmachtsschreiben korrekt aufsetzen
- Machen Sie sich zunächst bewusst, zu welchem Zweck Sie die Vollmacht erteilen wollen. Sie können den Bevollmächtigten bevollmächtigen, bei der Post ein Paket für Sie in Empfang zu nehmen oder bei der Kfz-Zulassungsstelle Ihr neues Auto zuzulassen.
- Für bestimmte Zwecke werden allerdings besondere Formulare vorgehalten. Wenn Sie eine Kontovollmacht erteilen möchten, sollten Sie ein von Ihrer Bank dafür vorgesehenes Formular benutzen. Wurde für Sie ein Paket bei der Post hinterlegt, benutzen Sie zweckmäßigerweise den von dem Postboten hinterlassenen Abholschein. Sie stellen so sicher, dass der Dritte die Vollmacht leichter anerkennt.
- Wenn Sie den Dritten beauftragen möchten, ein Immobiliengeschäft für Sie zu tätigen, müssen Sie die Vollmacht notariell beurkunden lassen.
- Wenn Sie den Dritten bevollmächtigen wollen, für Sie an einer Gesellschafterversammlung einer Kapitalgesellschaft teilzunehmen, lesen Sie zuvor den Gesellschaftsvertrag. Oft wird bestimmt, dass nur bestimmte Personen bevollmächtigt werden und an Gesellschafterversammlungen teilnehmen dürfen.
Grundsätzlich können Sie eine Vollmacht, ähnlich einem Testament, formlos schreiben. Formlose Vollmachtschreiben besitzen auch ohne Beglaubigung rechtliche Gültigkeit, wie eben alle anderen Verträge auch.
- Üblich ist es, Vollmachten in der Art einer Erklärung zu schreiben. Im Anschluss wird sie den Bevollmächtigten überreicht bzw. zugesandt.
- Die Vollmacht ist so zu schreiben, als würde sie sich an Dritte - nicht an die Bevollmächtigten - richten, z.B.: „ Hiermit bevollmächtige ich, X (Name, Geburtsdatum, Personalausweisnummer), Herrn Y und Frau Z“. Die Vollmacht wird ja bei Behörden, Gerichten, Banken, öffentlich-rechtlichen Einrichtungen etc. vorgelegt.
- Sollte all dies zu aufwendig sein, können Sie kostenlose Vorlagen für Vollmachten aus im Internet herunterladen.
- Manche Institutionen oder Unternehmen erkennen nur ihre eigenen Vollmachten an. In solchen Fällen müssen Sie sich ein Formular der entsprechenden Vermietungsgesellschaft oder des Finanzinstituts aushändigen lassen und dieses ausfüllen.
- Achten Sie immer auf die Relevanz der Vollmacht. Insbesondere wenn es sich um eine Generalvollmacht handelt, sollten Sie sich kompetenten Rechtsbeistand holen.
Schreiben Sie genau, was der Bevollmächtigte tun soll
- Wenn Sie eine Vollmacht schreiben, titulieren Sie den Text mit der Überschrift "Vollmacht".
- Benutzen Sie am einfachsten Ihren Briefbogen, aus dem sich Ihr Vor- und Zuname sowie Ihre Adresse ergeben, oder schreiben Sie diese Daten handschriftlich oder mit der Maschine oben oder ganz unten auf das Papier.
- Bevollmächtigen Sie sodann eine namentlich mit Vor- und Zunamen sowie Adresse bezeichnete Person etwas Bestimmtes zu tun.
- Beschreiben Sie das, zu dem Sie die Person bevollmächtigen. Je genauer Sie das tun, umso leichter tut sich der Dritte mit der Anerkennung der Vollmacht.
- Schränken Sie die Aufgabe nicht ein, erteilen Sie eine Generalvollmacht. Sie riskieren dann, dass der Dritte uneingeschränkt handeln kann und möglicherweise die Vollmacht missbräuchlich nutzt.
- Vermerken Sie Ort und Datum der Ausstellung der Vollmacht.
- Unterschreiben Sie die Vollmacht mit Ihrem Vor- und Zunamen. Wenn Sie einen Namens- oder Firmenstempel haben, nutzen Sie diesen zusätzlich.
Vermindern Sie die Gefahr von Missbrauch
- Zu Ihrer Sicherheit können Sie die Vollmacht zeitlich auf ein bestimmtes Datum beschränken, sodass sie danach wirkungslos wird.
- Ein weiterer Sicherheitsaspekt besteht darin, dass Sie hineinschreiben, dass die Vollmacht nur bei Vorlage des Originals wirksam ausgeübt werden kann. Wird eine Kopie vorgelegt, kann der Bevollmächtigte nicht wirksam für Sie handeln.
Weiterer Autor: Volker Beeden
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