Umlage von Betriebskosten - Hinweise

Die Umlage der Betriebskosten - des einen Freud des anderen Leid 

Mit der jährlichen Umlage der Betriebskosten auf die Mieter ist jedes Jahr aufs Neue eine gewisse Spannung verbunden.

• Die Nebenkosten werden, wie im Mietvertrag geregelt, umgelegt. Je nach Art der Kosten kann dies nach Verbrauch (z. B. Wasser, Gas, Heizung), nach Quadratmetern (z. B. Versicherungen, Steuern), Wohneinheiten oder Personen (z. B. Müll) umgelegt. Übers Jahr zahlt der Mieter an den Vermieter die sogenannten Betriebskostenvorauszahlungen. Wurden diese gut kalkuliert, wird sich das Ergebnis der Umlage mit den Vorauszahlungen in etwa ausgleichen. Ansonsten gibt es zwei Möglichkeiten.
• Wurden die Vorauszahlungen zu niedrig kalkuliert, fallen für die Mieter Nachzahlungen an. In diesem Fall ist mit vermehrten und detaillierten Nachfragen der unter Umständen verärgerten Mieter zu rechnen. Je höher eine eventuelle Nachzahlung für die Mieter ausfällt, desto genauer wird die Umlage der Betriebskosten vom Mieter nachgeprüft werden. Zusätzliche Unsicherheit entsteht, wenn die Mieter vielleicht nicht in der Lage sein sollten, die Nachzahlung aufzubringen.
• Alternativ kann es passieren, dass Guthaben vom Vermieter an die Mieter zurückerstattet werden müssen. In diesem Fall werden die Mieter zwar nicht verärgert sein, aber für den Vermieter kann dies im schlimmsten Fall zu nicht geplanten Ausgaben führen.
• Zu Vermeidung hoher Nachzahlungen sollten die Betriebskostenvorauszahlungen immer etwas über dem Zwölftel der Vorjahresabrechnung liegen. Außerdem ist für die Kalkulation der neuen Vorauszahlungen eine gezielte Auswertung der Vorjahre und Berücksichtigung der jeweils aktuellen und möglichst auch der zu erwartenden Kostensteigerungen hilfreich. Erfahrungsgemäß erhalten Mieter lieber ein Guthaben als eine Nachzahlungsforderung.

Wie ist die Umlage der Betriebskosten geregelt?

Die Umlage ist durch die Betriebskostenverordnung gesetzlich geregelt. Diese beinhaltet lediglich 2 Paragrafen.

• In § 1 Satz 1 der Betriebskostenverordnung erfolgt die Definition des Begriffes. In Satz 2 werden nicht zu den Betriebskosten gehörende Kosten genannt. Diese sind nicht umlagefähig und dürfen demzufolge nicht in der Betriebskostenabrechnung erscheinen.
• Der § 2 stellt eine sehr detaillierte Aufzählung umlegbarer Kosten mit Beispielen dar. Hier finden Sie in 17 Punkten die verschiedensten Kosten aufgeschlüsselt.
• Die Betriebskostenverordnung ist eine sehr genaue Grundlage und ein optimales Hilfsmittel für die Umlage der Kosten. Sie sollten immer eine Kopie der jeweils aktuellen Fassung besitzen. Damit können Sie den Nachfragen Ihrer Mieter gelassen ins Auge sehen.

Im gegenseitigen Interesse ist sowohl bei der Umlage der Betriebskosten als auch bei der Überprüfung beziehungsweise Kontrolle der Abrechnung äußerst gewissenhaft vorzugehen. Im Zweifelsfall lassen Sie sich ruhig von Fachleuten beraten und unterstützen.