Nebenkostenabrechnung nach Auszug - diese Frist sollten Sie als Vermieter einhalten

Die Nebenkostenabrechnung ist immer wieder Anlass für Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern. Als Vermieter sollten Sie die gesetzlichen Fristen berücksichtigen, um einen Ansatz für potenzielle Streitigkeiten von vornherein zu vermeiden.

Nebenkostenabrechnung ist binnen zwölf Monaten fällig

• Beachten Sie zunächst, dass Sie binnen zwölf Monaten die Nebenkostenabrechnung vornehmen müssen, sowohl dann, wenn der Mieter noch in der Wohnung wohnt, als auch nach dessen Auszug.
• Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraumes. Dieser Zeitraum kann im Mietvertrag vereinbart sein und beispielsweise ab dem Zeitpunkt des Beginns des Mietvertrags laufen oder sich jeweils auf das Kalenderjahr beziehen. Gibt es keine Vereinbarung, gilt immer das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum und endet zum 31. Dezember. Die Frist endet dann zum 31. Dezember des folgenden Jahres.

Frist ist nicht verlängerbar

• Bedenken Sie, dass dieser Zeitraum eine Ausschlussfrist zu Ihren Lasten darstellt. Nach Ablauf dieser Frist können Sie keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen, es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht verschuldet, weil Sie beispielsweise die Abrechnung der Stadtwerke selbst verspätet erhalten haben.
• Beachten Sie, dass Ihre Abrechnung nur wirksam ist, wenn Sie die Gesamtkosten geordnet zusammenstellen, den Verteilerschlüssel und den Anteil des Mieters angeben sowie die Vorauszahlungen des Mieters absetzen. Eine formell oder materiell unwirksame Abrechnung können Sie nicht nachträglich etwa in einem Gerichtsverfahren korrigieren.

Nach dem Auszug droht Verjährung

• Eine weitere Frist entsteht dann, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung während der Mietzeit oder nach dem Auszug des Mieters erteilt haben und dann auf Zahlung Ihrer Nachforderungen warten. Ab dem Zeitpunkt, zu dem der Mieter die Abrechnung erhält, läuft die Verjährungsfrist von drei Jahren. Dies gilt vor allem dann, wenn der Mieter ausgezogen und nur noch schwierig erreichbar ist.
• Rechnerisch beginnt die Verjährungszeit aber erst mit dem Schluss des Jahres, in dem Ihre Nebenkostennachforderung entstanden ist, also regelmäßig zum 1. Januar des Jahres, das auf die Fälligstellung der Nebenkostenabrechnung folgt.
• Nach dem Auszug kann Sie der Mieter seinerseits auffordern, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Geht der Mieter von einem Erstattungsanspruch aus, kann er Sie verklagen.