Montage und Auslöse - die Abwesenheitszeiten für die Steuererklärung richtig zusammenstellen

Wer kann durch Auslöse die Steuerlast reduzieren?

Als normaler Bürger können Sie keine Aufwendungen für Verpflegung bei der Steuererklärung geltend machen. Verpflegungsaufwendungen gehören zu den üblichen Kosten der privaten Lebensführung.

Als Arbeitnehmer, der normal an einem festen Arbeitsplatz im Unternehmen beschäftigt ist, können Sie Ihr Essen von zu Hause mitnehmen, vom Betrieb offerierte Verköstigungsmöglichkeiten nutzen oder außerhalb des Betriebs Verpflegung zu sich nehmen. Dabei entsteht grundsätzlich kein arbeitsbedingter oder besser im Zusammenhang mit dem Erzielen von Einkünften bedingter Verpflegungsmehraufwand.

Führen Sie als Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens Kundenbesuche durch oder sind auf Montage, haben Sie abseits vom Unternehmenssitz meist nicht die Möglichkeit, sich preisgünstig zu verpflegen, wie das beispielsweise direkt im Betrieb der Fall ist.

Da Sie beruflich unterwegs sind und steuerpflichtige Einnahmen erzielen, können Sie diesen beruflich bedingten Mehraufwand steuermindernd berücksichtigen. Immerhin verbleibt Ihnen nach Abzug Ihrer beruflich bedingten Aufwendungen ein Nettoeinkommen, das im Vergleich zum Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplatz geringer ausfällt.

Ein beruflich bedingter Verpflegungsmehraufwand entsteht bei der Erzielung aller steuerpflichtigen Einnahmen. Sie können zum einen in der Steuererklärung geltend gemacht werden, zum anderen werden Sie als Betriebsausgaben anerkannt. Es hängt davon ab, ob der Steuerpflichtige einen Verpflegungsmehraufwand als Unternehmer, Arbeitnehmer, Vermieter oder Kapitalanleger leistet.

Montage - So stellen Sie die Abwesenheitszeiten richtig zusammen

Das Bundesfinanzministerium errechnet die durchschnittlich zu erwartenden Verpflegungskosten und legt dadurch jedes Jahr eine neue Pauschale für die Auslöse fest.

Anfang 2023 gelten die Verpflegungspauschalen seit 2020. Im Inland bekommen sie bei einer Auswärtstätigkeit bis 24 Stunden eine Pauschale von 14 Euro. Ab 24 Stunden Auswärtstätigkeit erhalten sie 28 Euro Auslöse.

Bei mehrtägigen innerländischen Dienstreisen erhalten Sie für den An- und Abreisetag eine Pauschale von 14 Euro. Tage mit vollständiger Anwesenheit am Arbeitsort werden mit 28 Euro Auslöse berechnet.

In der Auslöse sind keine Fahrtkosten enthalten. Fahren Sie mit dem eigenen Auto vom Wohnort zur Arbeitsstelle und/oder zurück, haben Sie einen Anspruch auf Erstattung (0,20 Euro je Kilometer).  

Die Reisekosten für eine Montage sind in voller Höhe steuerlich anrechenbar. Dies wird besonders relevant, wenn der Arbeitgeber eine Auslage der Auslöse verweigert. In der Einkommensteuer können Sie die Auslöse als Werbungskosten geltend machen. Für Übernachtungen gilt seit 2017, dass der Chef diese stellen und zahlen muss.

Für die individuelle Einkommensteuererklärung ist unter anderem neben der Lohnsteuerbescheinigung eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Arbeitstage und Abwesenheit bei wechselnden Einsatzorten oder Fahrtätigkeit über 8, 14 oder 24 Stunden Abwesenheit vom normalen Wohnort notwendig. Außerdem müssen Sie ein Schreiben vom Arbeitgeber verlangen, das Auskunft über Erstattungen (Auslöse, Fahrtkosten) gibt.

Das Finanzamt rechnet den Pauschalbetrag der Auslöse auf das zu versteuernde Einkommen an. Dadurch wird die Steuerlast geringer. Erstattet wird der Betrag vom Finanzamt nicht.

Auslöse-Tabelle für die Steuererklärung

Prüfen Sie zunächst, welche Form an Aufwendungen Ihr Arbeitgeber Ihnen vergütet hat. Zur Auslöse zählen Verpflegungsgelder, Fahrtkosten, Übernachtungen und Reisenebenkosten.

Erst ab festgesetzten Höchstgrenzen müssen Sie eine Auslöse-Tabelle in der Steuererklärung angeben. Fragen Sie beim Steuerberater oder direkt beim Finanzamt nach dem jeweils gültigen Betrag.

Bestehen Sie im Hotel oder der Pension darauf, dass die Übernachtungs- und Frühstückskosten getrennt in der Rechnung aufgeführt werden. Nur bis zu einem bestimmten Betrag können Sie Kosten für Mahlzeiten in der Auslöse-Tabelle steuerlich angeben. Fehlt die Aufschlüsselung der Beträge, lehnt das Finanzamt die komplette Rechnung ab.

Nehmen Sie für Dienstreisen keine privaten Unterkünfte in Anspruch. Oft zahlen Firmen diese Kosten nicht. Auch bei der Einkommenssteuererklärung können Sie einen solchen Betrag nicht mehr steuerlich in einer Auslöse-Tabelle absetzen.

Geben Sie in der Auslöse-Tabelle die Kilometer nach Monaten an, falls die Fahrtkosten sehr unterschiedlich entstehen. Schwankt der Tagesstand, führen Sie ein Fahrtenbuch für den Nachweis einzelner Einsätze.

Überschreitet die Auslöse in einem Kalendermonat eine Höchstgrenze, geben Sie jeden Erstattungsbetrag einzeln in der Tabelle zur Steuererklärung an. Wie hoch für die einzelnen Auslösearten der Pauschalbetrag ist, erfahren Sie beim Finanzamt oder bei jedem Steuerberater.