Mittelbindung - Definition und Erklärung

Ursachen der Mittelbindung

Eine Mittelbindung entsteht, wenn bestimmte Konstellationen vorliegen, die konkrete Ausgaben bedingen werden. Betriebe oder öffentliche Haushalte können in solchen Fällen nicht frei über vereinnahmte Gelder oder zu erwartende Einnahmen verfügen.

• In öffentlichen Haushalten entstehen diese Bindungen durch Einzelmittelbindung. Die Empfänger der Gelder und die Beträge, die diese erhalten werden, stehen fest. Beispiel: Für den Kindergarten einer Gemeinde muss ein bestimmter Betrag im Laufe des Haushaltsjahres aufgebracht werden. Dieser Betrag darf also nicht anderweitig verwendet werden, auch wenn die konkrete Auszahlung noch nicht ansteht.
• Eine andere Form der Mittelbindung in den Haushalten ist die globale Bindung. Die Begünstigten oder der Betrag steht noch nicht fest. Beispiel: Die Stadt wird Gelder für die Sanierung des Kindergartens zur Verfügung stellen. Die erforderliche Höhe steht noch nicht fest.
• In Betrieben entstehen Mittelbindungen meist durch konkrete Kundenaufträge. Da diese in der normalen Buchhaltung und auch in der Kostenrechnung nicht erfasst werden, müssen gesonderte Buchungsverfahren und Programme zum Einsatz kommen.

Besonderer planerischer Aufwand

In der öffentlichen Verwaltung ist es meist ohne große Probleme möglich, die Mittel auf gesonderte Konten zu stellen, damit diese bei Bedarf angerufen werden können. Der Umfang der benötigten Mittel ist einfach zu ermitteln und die Einnahmen sind in der Regel unabhängig vom Mitteleinsatz. In Betrieben ist der Vorgang komplexer, denn die Mittelbindung, die durch die einzelnen Aufträge verursacht wird, bewirkt gleichzeitig Einnahmen.

• Angenommen, ein Kunde ordert am 1.2. eines Jahres 100.000 Fahrzeuge zum 1.12., die er bis zum 15.12. bezahlen wird. Zu erwartende Einahmen sind zwei Millionen Euro. Nun muss zunächst ein Plan aufgestellt werden, in dem die notwendigen Materialien für die Ausführung des Auftrags zusammengestellt werden.
• Basierend auf dieser Aufstellung kann die Gesamthöhe der benötigten Mittel festgestellt werden. Dieser Betrag ist an den Auftrag gebunden. Wenn Sie die Mittel nicht durch Einnahmen oder Kredite aufbringen können, werden Sie den Auftrag nicht erfüllen können. Angenommen, Sie werden für den Auftrag eine Million Euro an Mitteln benötigen, dann ist es nicht erforderlich, dass die Gelder von am Tag der Auftragsannahme vorhanden sind. Sie müssen aber im Laufe des Produktionsprozesses aufgebracht werden. Alle Gelder, die nun vereinnahmt werden, dürfen nur noch unter dem Aspekt, dass am Ende eine Million für den Auftrag übrig bleiben muss, verwendet werden.
• Der nächste Schritt bei der Mittelbindung ist die Verfügbarkeitskontrolle. Haben Sie zum Zeitpunkt der jeweiligen Rechnungsstellungen die Mittel verfügbar, um die Rechnungen bezahlen zu können? Hierbei muss beachtet werden, dass andere Aufträge ebenfalls Mittel binden. Auch kann es temporär zu Problemen kommen, obwohl insgesamt die Mittel für den Auftrag vorhanden sind. Angenommen, Sie müssen im März die Räder für die Fahrzeuge bezahlen, dann nützt es nichts, wenn Sie das Geld dafür erst im Mai haben. Umgekehrt sollen die Mittel nicht zu früh gebunden werden.
• Während des Produktionsprozesses kommt es zu einem Abbau der Mittelbindung. Wenn Sie für die Produktion der Fahrzeuge eine Million Euro benötigen und die Reifen 200.000 Euro kosten, sind nach Bezahlung der Reifen nur noch 800.000 Euro gebunden. Sie müssen also für diesen Auftrag nur noch 800.000 Euro einplanen.

Es gilt also, bei der Budgetplanung einen genauen zeitlichen Ablauf zu erstellen, damit Sie immer wissen, welche Mittel gebunden sind und welche für einen weiteren Auftrag wieder zur Verfügung stehen. Diese Planung ist vor allen Dingen im Hinblick auf weitere Aufträge, die Sie ausführen wollen, von Bedeutung. Charakteristisch ist, dass die Mittelbindung alle zu einem Auftrag gehörenden Verpflichtungen, die später zu Istkosten führen, zusammenfasst und auch belegt, welche Plankosten schon zu Istkosten geführt haben.