Inventarliste eines Vereins korrekt verwalten - Anleitung

Wissenswertes zur Inventarliste

• Für das Führen der Inventarliste ist der Kassenwart verantwortlich.
• Unter dem Inventar versteht man alle Gegenstände, die einen bestimmten Wert aufweisen und nicht verbraucht werden können, also etwa PCs oder Regale. Spülmittel, Druckerpapier oder Lebensmittel gehören nicht auf die Liste; sie werden als Materialien oder Verbrauchsgüter bezeichnet.
• Alle Gegenstände, die sich auf dieser Liste befinden, gehören zu Ihrem Vereinsvermögen.
• Fertigen Sie Kopien der Tabelle und der dazugehörigen Rechnungen an und bewahren diese an einem sicheren Ort, außerhalb Ihres Büros/Vereins auf.
• Mindestens einmal im Jahr sollten Sie eine Inventur machen. Öfter wird diese fällig, wenn Sie Insolvenz anmelden müssen, es gebrannt hat oder Sie Gegenstände durch Diebstähle oder Vandalismus verloren haben. Mit Ihrer Inventarliste können Sie bei Versicherungen oder dem Finanzamt nachweisen, welche Vermögenswerte vorhanden waren oder sind. Bei einer Pfändung kann mithilfe Ihrer Tabellen zwischen Vereins- und Privatvermögen unterschieden werden.
• Ordnen Sie jedem Gegenstand eine eigene Inventarnummer zu. Gegenstände desselben Typs oder Herstellers fassen Sie in einer Spalte zusammen. Mithilfe der Rechnungen ermitteln Sie den Kaufwert. Wenn Sie den Gesamtwert aller Gegenstände zusammennehmen (ohne Umsatzsteuer) erhalten Sie den Inventurwert.
• Gegenstände, die Ihnen von Anderen zur Verfügung gestellt wurden, markieren Sie als Leihgaben oder erfassen diese separat.

So gelingt die Inventarisierung mit Excel

• Nutzen Sie Inventarisierungsprogramme, Inventarkarten aus dem Schreibwarenhandel oder legen mithilfe von Excel selbst eine Inventarliste an. Diese sollten Sie nach Ihren Bedürfnissen individuell gestalten.
• Zu den wichtigsten Angaben in Ihrer Tabelle gehören: laufende Nummer (lfd. Nr.), Gegenstand, Inventarnummer, Menge, Wert sowie der Gesamtwert. Bennen Sie je eine Spalte nach diesen Angaben.
• Gestalten Sie die Tabelle so detailliert wie möglich. In weiteren Spalten könnten Sie Angaben zum Gegenstand (Herstellungsjahr, Fabrikat, Typ, Modell) und dem Anschaffungspreis machen, bei Leihgaben schätzen Sie den aktuellen Zeitwert.
• Außerdem gehören die Verwendung des Gegenstands, die Garantiedauer, Ort und Datum des Kaufs sowie die Daten zur Abschreibung in Ihre Tabelle. 
• Eine Spalte sollten Sie mit "Bemerkungen" betiteln. In diese tragen Sie Reparaturen oder Umbauten ein. Auch, wenn ein Gegenstand aus dem Inventar entfernt wird, sollten Sie dies notieren.