Halbprivater Brief - diese DIN-Regelungen helfen Ihnen bei der Erstellung

Halbprivater Brief - Grundlegendes zur Gestaltung

Schreiben Sie als Privatperson zum Beispiel an eine Behörde, an Ihre Versicherung oder an ein Unternehmen, dann handelt es sich dabei um ein halbprivates Schreiben, denn nur eine Seite kann als privat bezeichnet werden.

• Zur Erstellung halbprivater Schriftstücke gibt es keine bindenden Regelungen, sodass Sie Gestaltung und Inhalt frei auswählen können. Jedoch ist es für den Leser einfacher Ihr Anliegen zu verstehen, wenn das Schreiben gut strukturiert ist und das hilft Ihnen letztendlich auch. Deshalb sollten Sie einige einfache Grundregeln einhalten.

• Sie können Ihr Schriftstück per Hand schreiben. Jedoch sollten Sie klar und deutlich schreiben. Am einfachsten Erstellen Sie ein Schreiben per Computer oder Schreibmaschine, denn damit können Sie Missverständnissen durch schlechte Lesbarkeit vorbeugen.

• Eine klare Ausdrucksweise trägt zum besseren Verständnis bei. Verzichten Sie auf umständliche Formulierungen oder Floskeln, denn sie könnten zu Missverständnissen führen und erschweren zugleich die Lesbarkeit. Ihr Anliegen wird besser verstanden, wenn Sie sich für kurze Sätze und eindeutige Formulierungen entscheiden.

Diese DIN-Regelungen können Ihnen helfen

Die DIN-Norm 5008 ist ein wichtiges Regelwerk für Geschäftsbriefe. Bei diesem Regelwerk handelt es sich um Empfehlungen, die zur einheitlichen Gestaltung und besseren Lesbarkeit der Schriftstücke beitragen sollen. Einige dieser DIN-Regeln können auch Ihnen bei der Erstellung halbprivater Schriftstücke helfen, die damit können Sie Ihr Schreiben übersichtlicher und leserfreundlicher gestalten. Allerdings müssen Sie sich nicht an die genauen Zeilen- und Zentimeterangaben halten, sondern Sie können das Regelwerk als ungefähre Richtlinie nutzen.

1. Nutzen Sie für Ihr Schreiben stets nur Papier im Format A4. Selbst wenn Sie sich mit Ihrem Anliegen sehr kurz fassen, sollten Sie das Format verwenden.

2. Jeder Brief sollte zunächst mit den Angaben zum Absender und Empfänger beginnen. Dadurch kann der Leser auf einen Blick erkennen, wer das Schriftstück verfasst hat und für wen das Schreiben ist. Den Absender können Sie beispielsweise rechts oben auf das Papier schreiben oder links oben, in einer Zeile direkt über die Empfängerangaben. Der Empfänger sollte hingegen immer im linken, oberen Bereich, unterhalb der Absenderangabe stehen.

3. Im rechten Bereich des Schriftstücks, etwas unterhalb der Empfängeranschrift, können Sie das Datum platzieren.

4. Im weiteren Schritt können Sie eine Formulierung für den Betreff auswählen. Der Betreff fasst in wenigen Worten Ihr Anliegen zusammen. Die Betreffzeile kann auch aus zwei Zeilen bestehen, wenn Sie zum Beispiel eine Kunden- oder Rechnungsnummer haben. Das erleichtert dem Leser die Zuordnung. Den Betreff schreiben Sie etwas unterhalb des Datums, jedoch linksbündig auf das Schriftstück.

5. Nach dem Betreff können Sie schon mit dem eigentlichen Anschreiben beginnen. Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede und verfassen Sie anschließend Ihr Anliegen. Abschließen können Sie den Brief mit einer freundlichen Grußformel. Geläufig sind zum Beispiel "Mit freundlichem Gruß" oder "Mit freundlichen Grüßen".

6. Unter die Grußformel setzen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift.

7. Versenden Sie mit dem Schriftstück Anlagen, dann sollten Sie nicht vergessen, darauf hinzuweisen. Schreiben Sie unter Ihre Unterschrift "Anlage" oder "Anlagen", dann reicht das als Verweis vollkommen aus. Das Aufzählen von einzelnen Anlagen ist nicht notwendig.