Egal für welchen Zweck, Briefe sollten einen gewissen Aufbau haben, um vom Empfänger richtig wahrgenommen zu werden. Zum einen gibt es innerhalb der Geschäftswelt Normen, die eingehalten werden sollen, konkret ist dies die DIN 5008, nach der sich die geschäftliche Korrespondenz zu richten hat, sowie die DIN 676, welche Inhalte des Anschriftenfeldes normt, zum anderen sind es Formulierungen, auf die man als Verfasser eines Briefes bei dem Aufbau achten sollte. Um der Sache gerecht zu werden, wird in dieser Anleitung weitestgehend auf millimetergenaue Abstandsangaben verzichtet. Wer möchte, kann sich diese Angaben aus der DIN 5008 und DIN 676 direkt holen. Beide DIN-Normen sind hierbei lediglich Richtlinien und kein Zwang beim Aufbau eines Briefes.
Aufbau nach DIN 5008
- Die von Ihrer Textverarbeitung vorgegebenen Seitenränder können Sie für den Aufbau eines Briefes beibehalten, sie sind bereits DIN-konform ausgelegt.
- In den obersten vier Zeilen Ihres Briefes ist Platz für den Absender – hier können Sie individuell Ihre Absenderangaben und ein eventuelles Logo unterbringen.
- Ab 40 Millimeter beginnt das Anschriftenfeld, darüber sollte im Aufbau des Briefes der Absender nochmals in einer Zeile erscheinen, damit dieser noch im Sichtfenster des Umschlags zu sehen ist, sowie das Erstellungsdatum des Briefes an der rechten Seite ausgerichtet.
- Das Anschriftenfeld umfasst für den Aufbau des Briefes neun Zeilen, die ersten drei sind für Zusätze reserviert, wie z.B. Eilbrief oder Einschreiben. Ab der vierten Zeile beginnt der Empfänger, wobei zwischen der Straße und dem Ort keine Leerzeile mehr eingefügt wird.
- Nach vier weiteren Leerzeilen kann die Betreffzeile des Briefes eingefügt werden. Wichtig hierbei: Man schreibt weder das Wort „Betreff:“ noch die Abkürzung „Btr.:“ vor die Zeile. Versuchen Sie nicht, sich auf Zwang eine Betreffzeile auszudenken, sie ist nur optional.
- Die Anrede erfolgt im Aufbau des Briefes nach weiteren zwei Leerzeilen und wird mit einem Komma abgeschlossen.
- Nach der Anrede folgt eine weitere Leerzeile und dann der eigentliche Text.
- Durch eine weitere Leerzeile abgesetzt folgt die Grußformel, die übrigens nicht immer nur „Mit freundlichen Grüßen“ lauten muss, "Viele Grüße" ist genauso legitim.
- Lassen Sie ein paar Zeilen für Ihre Unterschrift frei – drei bis fünf Zeilen, Sie wissen selber, wie viel Platz Ihre Signatur in Anspruch nimmt.
- Zwar ist es keine Vorschrift nach DIN, jedoch ist es sinnvoll, nach diesen Zeilen nochmals Ihren Vor- und Zunamen in Klarschrift aufzuführen.
- Falls Sie dem Brief Anlagen beilegen, sollten Sie dies nach einer weiteren Leerzeile mit dem Vermerk „Anlage“ oder „Anlagen“ deutlich machen.
Inhalte und Formulierungen im Brief
- Einer der häufigsten Fehler beim Aufbau eines Briefes ist gleich im ersten Satz zu sehen: Eine Einleitung mit „hiermit“. Diese Formulierung ist total veraltet und sollte nicht benutzt werden, denn der Empfänger hält Ihr Schreiben in der Hand - wenn nicht mit dem Brief, womit teilen Sie ihm sonst Ihr Anliegen mit?
- Bei Datumsangaben können Sie beim Aufbau eines Briefes zwar jedes Format nutzen, am besten kommt aber der ausgeschriebene Monat an (z.B. 17. November 2010). Vergessen Sie dabei nicht das Jahr, damit auch drei Jahre später eindeutig ist, welches Sie gemeint haben.
- Benutzen Sie keine Abkürzungen.
- Vermeiden Sie Doppelformulierungen wie „…die entstandenen Kosten werden unserseits übernommen…“, schreiben Sie stattdessen: „…Ich trage die Kosten…“
- Nutzen Sie beim Aufbau eines Briefes Aktiv statt Passiv. Falsch: „Die noch fehlenden Produkte werden Ihnen schnellstmöglich zugesandt.“ Richtig: „Sie erhalten die noch fehlenden Produkte in Kürze.“
- Benutzen Sie den „Sie-Stil“. Statt: „Wir schicken Ihnen…“, lieber: „Sie erhalten…“
- Vermeiden Sie im Brief Schachtelsätze, da diese aufgesetzt wirken (diese wurden gern in den 60ern von Beamten benutzt und noch heute denken viele, dass durch stark verschachtelte Sätze besonders große Kenntnisse im Briefeschreiben vorliegen).
- Vermeiden Sie persönliche Anspielungen, auch wenn Sie Ihren Gesprächspartner gut kennen, vielleicht hat dieser grade Urlaub oder der Schriftverkehr muss auch Kollegen zugänglich gemacht werden.
- Bleiben Sie im Brief stets höflich, aber sachlich, und schreiben Sie nicht um den heißen Brei herum. Ein Schreiben sollte informativ sein.
- Benutzen Sie keine abschließenden Formulierungen wie: „…und verbleibe ich…“ oder „…sehe ich mit Erwartung auf Ihre Antwort und Grüße…“.
- Bitten Sie beim Aufbau eines Briefes nicht höflich, denn die Bitte an sich ist höflich genug.
Wenn Sie all diese Hinweise beachten, sollten Sie mit Ihrem Schriftverkehr ein ganzes Stück an dem perfekten Geschäftsbrief heran kommen.
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