Formulierungen für ein offizielles Schreiben - so geht's

Viele Menschen tun sich unheimlich schwer, wenn sie ein offizielles Schreiben verfassen müssen. Wer unsicher ist, formuliert verkrampft und wählt Worte, die den Leser erkennen lassen, dass er es mit einer Person zu tun hat, die Schwierigkeiten mit Formulierungen hat. Vor allem lassen sich daraus durchaus Rückschlüsse auf den Bildungsgrad und die Persönlichkeit des Verfassers ziehen.

Endgültige Formulierungen nicht ohne Stichworte und Entwurf

• Schreiben Sie also möglichst entspannt und vermeiden Sie, in einer Situation Texte zu formulieren, in der Sie emotional bewegt sind. Schlafen Sie besser eine Nacht darüber, dann sehen Sie die Angelegenheit vielleicht aus einer ganz anderen Sicht und meist objektiver.
• Gestalten Sie einen ersten Entwurf. Sammeln Sie Stichworte, die Ihr Anliegen prägen. Strukturieren Sie den Text nach seiner Logik. Formulieren Sie dann die Sätze. Erwarten Sie nicht, den Text bereits im ersten Anlauf optimal zu verfassen.
• Achten Sie darauf, dass Sie einen ordentlichen Briefbogen verwenden, auf dem oben Ihr Name und Ihre Adresse verzeichnet sind. Am Computer lassen sich Briefbögen leicht gestalten.
• Schreiben Sie den Text möglichst mit der Schreibmaschine oder dem Computer. Handschriftlich verfasste Texte machen einen inkompetenten Eindruck und vermindern den Respekt des Adressaten vor Ihrer Person.

Beachten Sie übliche Textvorgaben

Konkrete Vorgaben für Formulierungen in einem offiziellen Schreiben gibt es allenfalls ansatzweise. Es haben sich aber gewisse Gewohnheiten herausgebildet.

1. Die Anschrift des Empfängers Ihres Schreibens muss korrekt sein. Wenn Sie wissen, wer für Ihr Anliegen zuständig ist, schreiben Sie z. Hd. Herr/Frau ... . Nennen Sie außerdem das Datum, an dem Sie Ihr Schreiben verfassen.
2. Beziehen Sie sich nach einer Leerzeile auf einen Betreff, benennen Sie ein Aktenzeichen, eine Rechnungsnummer oder ein sonstiges Identifizierungsmerkmal, anhand dessen der Adressat Ihren Brief einem Vorgang zuordnen kann. Sie erleichtern ihm die Arbeit und erzeugen einen ersten Sympathieeffekt.
3. Die Anrede lautet im Regelfall: "Sehr geehrte Damen und Herren,". Ist der Ansprechpartner bekannt, können Sie ihn auch direkt ansprechen.
4. In einem Eingangssatz stellen Sie klar, auf welcher Grundlage oder aus welchem Anlass Sie schreiben. Nehmen Sie Bezug auf einen vorhergehenden Vorgang, ein Telefonat, ein bestehendes Vertragsverhältnis oder ein bestimmtes Ereignis. Beispiel: Ich beziehe mich auf unser Telefonat vom 8.7.2011 und komme auf diese Angelegenheit zurück. Oder: Ich möchte mich um einen Praktikumsplatz bewerben. Oder: Ich bin bei Ihrer Gesellschaft haftpflichtversichert und möchte ein Schadensereignis melden. Oder: Sie haben die Englischarbeit meines Sohnes mit der Note Sechs bewertet.
5. Äußern Sie dann, was Sie wollen. Haben Sie einen Wunsch, bitten Sie den Adressaten um Erfüllung. Beispiel: Ich bitte, mir mitzuteilen, bis wann ich mit der Entscheidung über meinen Antrag rechnen darf. Oder: Ich kündige hiermit mein Mietverhältnis zum 31.12.2011. Oder: Ich erhebe gegen den Einkommensteuerbescheid 2010 vom 7.8.2011 Einspruch. Oder: Ich möchte die Situation gerne mit Ihnen erörtern und bitte, mir einen Termin zur Besprechung mitzuteilen.
6. Versuchen Sie nicht, Formulierungen auf dem Papier krampfhaft zu erfinden. Sprechen Sie sich die Worte laut vor, die Sie dazu bewegen, das Schreiben zu verfassen. Sprechen Sie so, als wenn Sie Ihren Wunsch mündlich vortragen würden. Damit haben Sie eine erste Grundlage für Ihre schriftlichen Formulierungen.
7. Wenn Sie den Text fertiggestellt haben, lesen Sie ihn sich oder einer anderen Person laut vor und überlegen Sie, ob der Text verständlich, sachlich und zielführend gestaltet ist.
8. Schließen Sie Ihr Schreiben mit einem "Hochachtungsvoll" oder einfach "Mit freundlichen Grüßen".
9. Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen.

Es macht zudem einen guten Eindruck, wenn Sie Ihr Schreiben auf einem Briefbogen mit einem Wasserzeichen oder zumindest auf etwas dickerem Papier ausdrucken. Einfaches Kopierpapier ist wenig attraktiv. Kleben Sie die Briefmarke ordentlich auf das Briefcouvert und vermerken Sie auf der Rückseite Ihre Adresse. Schreiben Sie in geordneten Druckbuchstaben die Anschrift des Empfängers auf die Vorderseite des Briefes.