Eine Kundendatenbank in Excel erstellen - so geht`s

Eine Kundendatenbank in Excel zu erstellen, ist sehr viel einfacher, als eine Datenbank in Access anzulegen. Sie müssen lediglich mit den Grundlagen von Excel vertraut sein. Dann dürfte es kein Problem für Sie darstellen.

In Excel eine Kundendatenbank erstellen

1. Bevor Sie in Excel eine Kundendatenbank erstellen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Daten Sie benötigen. Zu den Daten in einer Kundendatenbank gehören unter anderem die Namen, Anschriften, Telefonnummern und Kundennummern.
2. Das heißt, Sie müssen sich zunächst eine Excel-Tabelle anlegen, in der Sie für alle Daten separate Spalten anlegen. Mit dem Mauszeiger können Sie die Breite der Spalten leicht anpassen. Sie klicken dazu einfach auf die Trennlinie zwischen den Spalten und ziehen diese mit gedrückter Maustaste nach rechts.
3. Oberhalb der Kundendatenbank sollten Sie zwei bis drei Zeilen freilassen. Diesen Platz werden Sie später gebrauchen, um Datenbankfunktionen auszuführen.
4. Dann können Sie für jede Spalte eine Überschrift, wie beispielsweise „Name“, „Postleitzahl“ oder „Telefonnummer“ erstellen.
5. Im nächsten Schritt müssen Sie dann die Kundendatenbank mit den erforderlichen Daten füllen.

Mit der Datenbank arbeiten

1. Nachdem Sie in Excel Ihre Kundendatenbank erstellt haben, wollen Sie natürlich auch diverse Daten auswerten. Dazu stehen Ihnen in Excel verschiedene Funktionen zur Verfügung.
2. Dazu wählen Sie in Excel den Bereich „Formeln“. Sie klicken dann auf eine der angezeigten Funktionen und wählen, „Weitere Funktionen“. Daraufhin wird Ihnen eine Liste mit allen Formeln angezeigt, die in Excel zur Verfügung stehen.
3. Sie klicken dann auf die Rubrik „Datenbanken“. Dann erscheinen in der Liste nur noch Funktionen, die für Ihre Kundendatenbank von Bedeutung sind. Die einzelnen Funktionen sind sehr gut beschrieben, sodass die Anwendung kein großes Problem für Sie darstellen sollte.
4. Sie klicken in eine leere Zelle der Excel-Tabelle und fügen die gewünschte Funktion ein. Den Bereich der Kundendatenbank, der nach den gewünschten Kriterien durchsucht werden soll, müssen Sie hinter der Funktion in Klammern setzen.
5. Eine typische Datenbankfunktion sieht in etwa so aus: =DBANZAHL(A4:F55). Diese Funktion würde beispielsweise die Excel-Tabelle im Bereich von A-4 bis F-55 nach den gewünschten Kriterien durchsuchen.

Excel ist zwar kein vollwertiger Ersatz zu einer richtigen Datenbank, trotzdem können Sie damit eine Kundendatenbank anlegen und die wichtigsten Datenbankfunktionen nutzen.