Excel lernen - Anleitung für Neueinsteiger

• Tabellenkalkulationen werden, wie der Name vermuten lässt, zumeist für Berechnungen größerer Datenmengen benutzt. Entscheidend ist allerdings weniger die Menge, sondern die Art, wie die Daten und die Berechnungen aufgebaut sind. Wichtig sind hierbei in erster Linie die Flexibilität und die Transparenz.
• Diese Einführung kann natürlich weder einen Kurs ersetzen noch ein Fachbuch und erhebt daher nicht den Anspruch auf Vollständigkeit und versucht sich auf das Wesentliche zu konzentrieren um zu vermitteln, wie man die Grundbegriffe und -anwendungsmöglichkeiten von Excel lernen kann.

Die Oberfläche von Excel

• Das Hauptarbeitsfenster von Excel teilt sich in verschiedene Bereiche auf. Ganz oben finden Sie das Menüband (ab Excel 2007) oder das Menü und die Symbolleisten. Darunter befindet sich die Bearbeitungsleiste, die den Inhalt der aktiven Zelle darstellt. Der Rest des Arbeitsfensters besteht überwiegend aus dem aktiven Tabellenblatt.
• Eine Tabelle in Excel ist aufgeteilt in senkrechte Spalten, die mit Buchstaben überschrieben sind und waagerechte Zeilen, die nummeriert sind. So entsteht ein Raster, dessen einzelne Zellen mit dem Schnittpunkt aus Spalte und Zeile benannt werden können (z.B. B5 oder AG37).
• In jede Zelle können Werte eingetragen werden. Dies können Texte, Zahlen, Zeitangaben (Datum und/oder Uhrzeit) oder andere Inhalte sein. Text wird hierbei linksbündig ausgerichtet, Zahlen rechtsbündig. Excel kann mit allen Zahlenwerten rechnen, allerdings nur, solange diese alleine in einer Zelle stehen. Beschriftungen zu einem Wert sollten daher immer in gesonderten Zellen in der Nähe stehen.
• Sind die Inhalte einer Zelle länger als die Zelle Platz bietet, geht Excel folgendermaßen vor: Steht in der Zelle Text und ist die Zelle rechts daneben leer, fließt der Text über den Zellrand und ist darüber hinaus zu lesen. Ist die Nachbarzelle mit Inhalt gefüllt, wird der Text genau an der Kante der Zelle abgeschnitten. Bei Zahlen werden diese (unformatiert) als Potenz angezeigt, bzw. werden die Nachkommastellen gerundet. Sie haben die Möglichkeit die Spaltenbreite anzupassen um die Inhalte ganz darzustellen, allerdings gilt diese Breite für die gesamte Spalte.

Das Rechnen mit dem Programm lernen

• Wer Excel nutzt, will auch lernen, wie man damit rechnet. Grundsätzlich teilt man dies dem Programm mit, indem man mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnt. Excel weiß nun, dass Sie rechnen wollen und versucht die folgenden Anweisungen zu befolgen. Dies kann im einfachsten eine Formel sein wie =2+2. Gibt man dies in eine Zelle ein (z.B. in A1), erscheint nach Drücken der Eingabetaste das Ergebnis. Klickt man die Zelle erneut an, wird diese wieder als aktive Zelle markiert (durch einen schwarzen Rahmen) und Sie sehen in der Bearbeitungszeile oben Ihre Formel stehen.
• Diese Art mit Excel zu rechnen ist jedoch zu statisch und unflexibel. Besser ist es jeden Wert, den Sie in einer Formel benutzen, in eine separate Zelle zu schreiben und entsprechend zu beschriften. So ist auch nach Wochen oder auch durch einen Dritten immer nachvollziehbar, was hier gerechnet wurde. Schreiben Sie z.B. in A1: „Wert 1“, in A2: „Wert 2“, und jeweils daneben (in B1 und B2) eine „2“. In A3 schreiben Sie: „Summe“. Unterhalb der Zahlen soll nun die Summe erscheinen, dies erreichen Sie durch Eingabe der Formel in Zelle B3: „=B1+B2“. Anstatt der Werte wird nun also die Zelle eingegeben, mit deren Inhalt Excel rechnen soll. Immer wenn nun eine beliebige Zelle verändert wird, berechnet Excel den Tabelleninhalt neu, so dass das Ergebnis stets aktuell ist. Testen Sie dies, indem Sie in der Zelle B1 den Wert von 2 auf 3 ändern. Sie werden sehen, dass sich die Summe sofort anpasst.
• Natürlich wäre es umständlich immer jede Zelle einzeln einzugeben, wenn man größere Mengen von Zahlen addieren möchte. Dafür hat Excel Funktionen parat. Beispielhaft sei hier die Summenfunktion genannt. Man erhält das gleiche Ergebnis durch Eingabe von: „=SUMME(B1:B2)“. In einer Funktion kommt zunächst das gewohnte Gleichheitszeichen. Anschließend folgt der Funktionsname, in diesem Fall die Funktion „Summe“, welche die Summe aller Parameter ermittelt. Nach dem Funktionsnamen folgt in Klammern eine Anzahl von Parametern, bei der Summenfunktion sind das alle Zellen (oder Zellbereiche), die summiert werden sollen. Ein Zellbereich wird durch zwei Zellen dargestellt, die durch Doppelpunkt getrennt sind, wobei die erste Zelle die linke obere Ecke des Bereichs darstellt und die andere Zelle die rechte untere.
• Sie können in Formeln und Funktionen alle Zellen (oder Zellbereiche) entweder über die Tastatur eingeben oder einfach an der Stelle, an der die Zelle darin auftauchen soll, die entsprechende Zelle mit der Maus anklicken.

Excel bietet natürlich viele weitere Funktionen und Möglichkeiten an, die Sie noch lernen können, die aber den Rahmen dieser Anleitung sprengen. Hier kann nur auf entsprechende Fachliteratur verwiesen werden.