Eine Ist-Analyse erstellen - so geht's

Den Prozess durch eine Ist-Analyse abbilden

Die ständige Prozessoptimierung ist für das Erreichen einer immer wirtschaftlicheren Produktion unerlässlich. Welche Prozesse jedoch großen Verbesserungsbedarf haben, ist teilweise schwer festzustellen. Hier helfen unter anderem Erfahrungswerte und auch die Befragung von den Mitarbeitern, die an den jeweiligen Arbeitsplätzen arbeiten.

• Haben Sie einen oder mehrere Prozesse identifiziert, von denen Sie sich versprechen, dass Sie ein großes Verbesserungspotenzial aufweisen, dann gilt es eine Ist-Analyse zu erstellen, in der Sie den Prozess umschreiben.
• Seien Sie bei der Beschreibung möglichst exakt und halten Sie Zeiten, Mitarbeiter, Wegstrecken und andere Spezifikationen fest. Nutzen Sie hierfür ruhig ganz altmodisch die Stoppuhr oder das Maßband.

Im weiteren Schritt eine Soll-Analyse erstellen

• Ausgehend von Ihrer möglichst detaillierten Ist-Analyse gilt es nun, eine Soll-Analyse zu erstellen. Stellen Sie sich hierfür die Frage, was grundlegend falsch läuft und was besser gemacht werden müsste, damit der Prozess besser abläuft.
• Ziehen Sie hierfür ruhig einige Kollegen und die Fachliteratur zurate.
• Im Hinterkopf sollten Sie schon die Maßnahmen haben, die nötig sind, damit diese Prozessoptimierung durchgeführt werden kann. Beispiele wären Schulung von Mitarbeitern, Anschaffung einer neuen Maschine oder Verwendung eines anderen Einlagerungsprinzips im Zentrallager.
• Ist der Prozess erst umgestellt, dann sollten Sie die Verbesserung auch unbedingt dokumentieren. Erfassen Sie wiederum die Zeiten und die Wegstrecken und vergleichen Sie diese zu vorher. Versuchen Sie auch diese Verbesserung betriebswirtschaftlich in einer Kosteneinsparung auszudrücken.

Sie sehen, je umfangreicher und detaillierter Ihre Ist-Analyse ist, desto mehr Nutzbares können Sie in der Soll-Analyse daraus ziehen.