Arbeitsplatzverordnung im Büro - das sollten Sie als Arbeitgeber wissen

Arbeiten Sie in einem Einmannbetrieb und sind Ihr alleiniger Angestellter, könnten Sie sich auch einen Arbeitsplatz im Keller oder der Garage einrichten. Beschäftigen Sie allerdings Mitarbeiter, müssen Sie sich an gesetzliche Vorgaben halten. Die Arbeitsplatzverordnung für das Büro lässt sich jedoch nicht alleine umsetzen. Zuerst müssen Sie die für Sie geltenden Punkte der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigen. 

Der erste Schritt: Die Arbeitsstättenverordnung

• Die Verordnung über Arbeitsstätten regelt die gesamte Ausstattung und Umsetzung einer Arbeitsstätte. Die 2004 herausgekommene Verordnung können Sie unter anderem in diesem PDF-Dokument einsehen.
• Diese Verordnung ist nicht einzig für Büroräume gültig, sondern regeln allgemein die Beschaffenheit eines Arbeitsbetriebes. Die maßgeblichen Punkte betreffen die Sicherheit der Mitarbeiter, die Anforderungen an eine Arbeitsstätte, die Regelung über sanitäre Anlagen und Pausenräume sowie die Berücksichtigung von behindertengerechten Arbeitsstätten.
• Die Arbeitsstättenverordnung ist Ihre Grundlage, wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten. Halten Sie sich auf jeden Fall an die Auflagen, denn jeder Betrieb wird früher oder später von staatlicher Seite her überprüft. Werden während der Überprüfung Missachtungen festgestellt, müssen Sie diese umgehend beseitigen, was in der Regel kostspieliger ist, als wenn Sie die Vorgaben direkt umsetzen.
• Sie müssen allerdings nicht befürchten, dass die Verordnung nur grob ausgelegt wird. Kleinere Betriebe werden besonders berücksichtigt und die Grundlagen auf die Bedürfnisse von kleinen Betrieben ausgerichtet.
• Wichtig für Sie ist zu wissen, dass Sie die Arbeitsstätten sorgfältig warten müssen. Zu der Wartung gehören nicht ausschließlich Renovierungen. Sie haben dafür zu sorgen, dass die Fluchtwege in Ihrem Unternehmen immer freigehalten werden, dass ausreichende Feuerlöscher verfügbar sind und dass die Frischluftzufuhr stets gewährleistet ist.
• Gerade die Fluchtwege sind ein zentrales Thema der Verordnung. Kontrollieren Sie Ihre Büroräume daraufhin, dass keine Papierkartons, Ordner oder Akten auf Laufwegen liegen. Oberflächiger Schmutz, der der Hygiene entgegensteht, muss umgehend beseitigt werden.
• Ebenfalls wichtig für Sie ist, dass ausreichend sanitäre Anlagen vorhanden sind. Dazu gehören voneinander abgegrenzte Toiletten - und zwar mindestens jeweils eine für Damen und eine für Herren.
• Zusätzlich müssen Sie den Nichtraucherschutz beachten. Wenn Sie das Rauchen nicht vollständig untersagen möchten, sollten Sie einen abgeschlossenen Raucherraum einrichten. Sobald Sie mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie ebenfalls einen Pausenraum zur Verfügung stellen. Dieser sollte zum Nichtraucherbereich zählen. 

Besondere Arbeitsplatzverordnung für das Büro

Grundsätzlich sind die Vorgaben, wie ihre Büros auszusehen haben, in der gesetzlichen Arbeitsstättenverordnung erklärt. Doch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hat zusammen mit dem Berufsgenossenschaften einen Leitfaden herausgegeben, der die Gestaltung eines gesund erhaltenen Arbeitsplatzes beschreibt. Dieses PDF-Dokument können Sie auf der Homepage der VBG einsehen. Zusammengefasst behandelt der Leitfaden folgende Punkte: 

• Ihre Pflichten als Arbeitgeber, inklusive der Erklärung, welche Gefährdungen durch die ständige Bildschirmarbeit auf Ihre Mitarbeiter einwirken können, die Arbeitsorganisation sowie der für Sie wichtigste Punkt: Die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes.
• Besonders wichtig ist für Sie, dass Sie die Vorschriften der Bildschirmarbeitsverordnung umsetzen. Gerade neu eingerichtete Büros müssen sich an dieser Verordnung orientieren.
• Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass jeder Arbeitsplatz mit einem guten Schreibtisch, einem sicheren Bürostuhl und einem anständigen Computer ausgestattet ist, dessen Monitor nicht zu einer Schädigung der Sehkraft führt. 
• Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass der Boden ausreichend gegen elektrische Strahlung gesichert ist und keine Verletzungen durch herausstehende Kanten, schlecht verlegte Kabel oder sonstige Stolperfallen hervorgerufen werden können.
• Die Schreibtische müssen so tief sein, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend Abstand zum Bildschirm haben. Zusätzlich müssen die Bürostühle höhen- und neigungsverstellbar sein, damit Ihre Mitarbeiter eine ergonomisch korrekte Haltung einnehmen können.
• Lesen Sie sich speziell den Anhang der der von der VBG herausgegebenen Arbeitsplatzverordnung für das Büro durch. Dort werden die Ansprüche an einen Schreibtisch, an den Monitor und die weiteren Arbeitsutensilien genau beschrieben. Sie können anhand der Beispielbilder leicht lernen, welche Position ein Monitor haben sollte und welche Bildschirme im Büro besonders zum Tragen kommen.

Errichten Sie ein neues Büro, sollten Sie sie sich bereits beim Bau und der Einrichtung mit den entsprechenden Verordnungen befassen. Lassen Sie sich ruhig von der Berufsgenossenschaft beraten.