Antrag auf Urlaub stellen - so geht es formal richtig

Einen Antrag auf Urlaub korrekt zu stellen, ist nicht schwer

Dass ein abgegebener Urlaubsantrag förmlich korrekt ist, liegt im Interesse des Antragstellers, da dieser dann nicht an Sie zurückgeht, sofort in Bearbeitung gehen kann und so unter Umständen auch schneller genehmigt wird. Was in einem solchen zu stehen hat, ist nicht einheitlich geregelt. Daher können die Kriterien, wann dieser als korrekt bewertet wird und wann nicht, von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Doch auch unter diesen Umständen ist es nicht schwer, diesen richtig zu gestalten.

• Am einfachsten ist das formal richtige Stellen eines Antrags auf Urlaub, wenn in Ihrem Unternehmen dafür Formblätter oder komplette Formulare verwendet werden. Fragen Sie dazu einfach in der Personalabteilung nach. Gibt es in Ihrem Unternehmen solche, werden Sie diese dort in gedruckter Form vorfinden oder auf die entsprechende Seite im Intranet oder den Speicherort der betreffenden Datei hingewiesen werden. Diese sind so gut wie immer selbsterklärend und bestehen aus einem durch Freiräume unterbrochenen Text, in die Sie die Anzahl Ihrer bisher genommenen Urlaubstage, den restlichen Urlaubsanspruch, den Zeitraum für den beantragten Urlaub und die Gesamtzahl der beantragten Tage eintragen müssen. Obligatorisch sind meist auch die Angabe des Datums der Antragstellung und Ihre Unterschrift. Beachten Sie alle weiteren Felder und tragen Sie auch, falls danach gefragt wird, den Grund für den Urlaub ein. Das kann „Erholungsurlaub“ oder „Sonderurlaub“ sein.
• Gibt es keine vorgedruckten Anträge, können (oder wollen, aus welchem Grund auch immer) Kollegen und Backoffice-Mitarbeiter Ihnen nicht weiterhelfen und sollen Sie den Antrag dennoch schriftlich stellen, ist das auch kein Problem. Formulieren Sie dann selbst einen Antrag auf Urlaub, der Folgendes enthalten sollte: Überschrift „Urlaubsantrag“, einen Text, aus dem hervorgeht, dass Sie Urlaub beantragen, um welchen Zeitraum es sich handelt durch Datumsangaben für Beginn und Ende, wie viele Urlaubstage Ihnen noch zustehen, wie viele Tage Sie beantragen, wie viele Ihnen danach noch bleiben würden, Grund für den Urlaub, aktuelles Datum und Unterschrift. Mit diesen Angaben sind Sie immer auf der sicheren Seite. Beispiel für den Begleittext: „Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich Urlaub vom xx. bis zum xx.xx.xxxx.“
• Sind in Ihrem Unternehmen keine schriftlichen Anträge auf Urlaub üblich, sollten Sie sich am besten so frühzeitig wie möglich genau nach dem Verlauf erkundigen, um am Ende nicht das Nachsehen zu haben. Besonders in kleineren Unternehmen kann der Urlaubsantrag darin bestehen, den gewünschten Zeitraum in einen Wandkalender (oft auch Ferienkalender genannt) einzutragen bzw. in elektronischer Form in den allgemeinen, für alle zugänglichen Terminkalender zu schreiben. Widerspricht niemand, gilt der Urlaub dann als genehmigt, vergessen Sie aber nicht, vorher trotzdem beim Chef nachzufragen.

Betriebsspezifische Gepflogenheiten beachten

• Gerade, wenn man neu in einer Firma ist, können einem nicht alle Gepflogenheiten sofort bekannt sein, die beispielsweise ergänzend zu der wichtigen Frage der Urlaubsplanung existieren. Erkundigen Sie sich daher auch zu diesem Punkt rechtzeitig.
• Achten Sie darauf, inwieweit sich die Mitarbeiter vor den Eintragungen bzw. Beantragungen untereinander absprechen. Funktioniert dieses System gut, können sich alle Mitarbeiter frühzeitig auf Kompromisslösungen einigen, wenn beispielsweise zwei Mitarbeiter aus demselben Bereich für denselben Zeitraum einen Antrag stellen wollen. Im Zweifel hilft dabei ein Gespräch zu dritt mit dem direkten Vorgesetzten.
• Berücksichtigen Sie auf jeden Fall auch die meistens vorgegebene Deadline, bis wann Resturlaub vom Vorjahr aufgebraucht sein muss. Ebenso ist fast immer ein Zeitpunkt vorgegeben, bis wann alle Urlaubsanträge abgegeben sein sollten. Wer sich nicht daran hält, läuft Gefahr, als Letzter berücksichtigt zu werden und sich mit seinem Urlaubsanspruch komplett nach allen anderen Mitarbeitern richten zu müssen.