Von Steuer absetzen - Möglichkeiten und Ablauf

Berufliche Aufwendungen als Arbeitnehmer und Selbstständiger steuerlich absetzen

Auch wenn Sie nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, kann sich die Mühe finanziell lohnen. Als Selbstständiger müssen Sie Ihre Aufwendungen und Erträge gegenüber dem Finanzamt offen legen.

• Für ein häusliches Arbeitszimmer können Sie als Arbeitnehmer Ihre Werbungskosten mit einer Pauschale bis 1250,00 Euro oder mit gesonderten Nachweisen unter bestimmten Voraussetzungen absetzen. Als Arbeitnehmer (Lehrer, Außendienstmitarbeiter) müssen Sie nachweisen, dass Sie am Arbeitsplatz keine Möglichkeit für Schreibarbeiten haben und auf ein Büro zuhause angewiesen sind.
• Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung (ausgenommen Wahlzusatztarife) können Sie in voller Höhe ansetzen. Kosten für die Altersvorsorge (private Rentenversicherung, Lebensversicherung) sind in unterschiedlicher Höhe steuerlich absetzbar.
• Arbeitskleidung sind für Arbeitnehmer nur als Werbungskosten absetzbar, wenn die Kleidung ausschließlich im Beruf getragen werden kann. Beispiele dafür sind Sicherheitskleidung, Sicherheitsschuhe, Schutzhelme und Uniformen.
• Mitgliedsbeiträge zu Berufsverbänden (IHK), Gewerkschaften, Spenden sowie Aufwendungen für die berufliche Fort- und Weiterbildung können von allen Steuerzahlern abgesetzt werden.
• Beruflich bedingte Ausgaben für Kinderbetreuung und Kosten für die Altersvorsorge können Sie bei der Steuererklärung angeben. Die Rubriken "Sonderausgaben" und "außergewöhnliche Belastungen" werden hier nicht ausführlich angesprochen.

Ablauf der Abgabe einer Einkommensteuererklärung

Mit einem Rechner und der aktuellen Steuersoftware können Sie Ihre Einkommensteuererklärung - egal ob als Selbstständiger oder Arbeitnehmer – schnell und einfach erledigen. Ein „Roter Faden“ führt Sie durch die verschiedenen Einkunftsarten und gibt dem Steuerlaien zusätzliche Informationen für das richtige Ausfüllen.

• Den Einkommensteuerbescheid können Sie mithilfe der Software dem Finanzamt übermitteln oder die Daten zuhause am PC ausdrucken. Sie haben als Arbeitnehmer die Möglichkeit, Ihre Steuerdaten in Blattform zusammen mit den Nachweisen beim zuständigen Finanzamt abzugeben. Selbstständige haben jedoch heute die Pflicht, ihre Daten online an das Finanzamt zu senden.
• Am schnellsten übermitteln Sie Ihre Steuerdaten elektronisch per ELSTER via Internet. Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, eine ELSTER-Steuererklärung auszufüllen: Sie wählen die papierlose Variante des ElsterFormulars oder Sie drucken eine komprimierte Fassung aus.
• ELSTER-Steuererklärung mit Authentifizierung: Wenn Sie auf schriftliche Dokumente verzichten, müssen Sie sich auf dem Internet-Portal der deutschen Finanzverwaltung registrieren. Sie geben im ELSTERWeb Ihren Namen, Ihre Adresse, Geburtsdatum und persönliche Identifikationsdaten an. Dann erhalten Sie ein Zertifikat, mit dem Sie Ihre ELSTER-Steuererklärung „digital“ unterschreiben können.
• Zur Abgabe einer Steuererklärung sind Sie bis zum Abgabedatum 31.5. des Folgejahres verpflichtet, wenn Sie einen Freibetrag auf Ihrer Lohnsteuerkarte vermerkt haben oder verschiedene Steuerklassenkombinationen mit dem Ehepartner haben. Der Bezug von Krankengeld, Lohnersatzleistungen über 410,00 Euro hinaus sowie erhaltenes Elterngeld verpflichtet ebenfalls zur Abgabe einer Steuererklärung. Geben Sie Ihre Steuererklärung ohne eine „Fristverlängerung“ zu spät ab, können Sie einen Verspätungszuschlag als Strafe bekommen.

Unterschiede bei Steuererklärung zwischen Arbeitnehmer und Selbstständigen

Selbstständige könnten als Startup-Unternehmen die sogenannten vorweggenommenen Betriebsausgaben, die bereits vor der Betriebseröffnung und in der Startphase der Unternehmensgründung angefallen sind, von der Steuer absetzen.

• Sie erzielen als Selbstständiger Einnahmen, die Sie für Ihre Tätigkeit oder Warenlieferung den Kunden berechnen. Ihre bezahlten Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen mindern die Umsatzsteuer-Zahllast. Grundlage hierfür sind jedoch ordnungsgemäße Rechnungen mit Ausweisung der gültigen Umsatzsteuer.
• Ab einem Gewinn von 50001 Euro sind Selbstständige zu einer Buchführung verpflichtet. Dies gilt auch ab einem Jahresumsatz von mehr als einer halben Million Euro. Eine wichtige Grenze sind 17500 Euro. Ab diesem Umsatz müssen Sie Mehrwertsteuer abführen und können die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch nehmen. Über der Grenze von 17500 Euro ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtend vorgeschrieben. Ihre betrieblichen Aufwendungen und Erträge müssen Sie dann am Jahresende online mit digitaler Signatur abgeben.
• Steuerlich interessant kann für Sie als Selbstständiger der Investitionsabzugsbetrag werden: Künftige Anschaffungen können steuermindernd vorgezogen werden. Nutzen können ihn alle Selbstständigen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Der Gewinn darf 100000 Euro nicht überschreiten.
• Neben der Entfernungspauschale als einfache Wegstrecke vom Wohnort zur Arbeitsstelle können Sie als Selbstständiger berufliche Reisen anrechnen lassen. Pro Kilometer können Sie 30 Cent für Fahrtkosten geltend machen. Bei den Reisekosten gelten für Verpflegungsmehraufwendungen nur noch zwei Reisekostenpauschalen (12 Euro und 24 Euro), die von der Abwesenheitsdauer abhängen.
• Alle betrieblich genutzten Anschaffungen und Aufwendungen, die zur Ausübung Ihrer selbstständigen Tätigkeit notwendig sind, wirken steuermindernd. Zu den Arbeitsmitteln zählen Werkzeuge, Büromaterial und -ausstattung Telefon- und Internetaufwendungen, Firmenfahrzeuge, Werbepräsente.
• Ein wichtiger Ausgabenposten sind die Bewirtungskosten, die Selbstständige in der Regel bis zu 70% absetzen können. Voraussetzung ist, dass die Quittungen vollständig ausgefüllt sind.
• Bei Freiberuflern und Selbstständigen erkennt das Finanzamt die unterschiedlichsten nachweisbaren Ausgaben an – allerdings je nach Art der Ausgabe in ganz unterschiedlichem Maße. Dazu zählen Bewirtungskosten, Geschenkquittungen und Investitionen. Anschaffungen unterliegen jedoch der AfA, die bei Wirtschaftsgütern auf Nutzungsjahre aufgeteilt werden müssen. Zu beachten gelten hier Vorschriften der AfA für geringwertige Wirtschaftsgüter und die Abschreibung von Sammelposten.
• Wenn Sie als Selbstständiger Ihre häuslichen Räumlichkeiten als Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit nutzen, können Sie die Kosten unbegrenzt als Betriebsausgabe absetzen - nicht nur bis zu einem Betrag von 1250 Euro wie sonstige Berufstätige.

Als Arbeitnehmer haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen sogar die Pflicht, einen Einkommensteuerausgleich für das vergangene Kalenderjahr bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Hohe Werbungskosten wie ein berufsbedingter Umzug, Aufwendungen für Fortbildung und Fahrten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen lohnen sich als Arbeitnehmer für die freiwillige Abgabe einer Steuererklärung.