Reklamationsbrief - so schreiben Sie ihn

So schreiben Sie einen Reklamationsbrief

• Zunächst werfen Sie einen Blick in die AGB Ihres Geschäftspartners, die Sie idealerweise schon beim Abschluss des Kaufvertrages studiert haben. Hier finden Sie in der Regel alle wichtigen Informationen wie Ansprechpartner, zu beachtende Fristen und Möglichkeiten der Schadensregulierung im Fall einer Reklamation. Unabhängig davon, was hierzu in den AGB festgelegt ist, sollten Sie Mängel in jedem Fall immer so zeitnah wie möglich bekannt geben. Eine verspätete Mängelanzeige hat oft zur Folge, dass die spätere Regulierung erheblich erschwert oder sogar unmöglich gemacht wird.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Reklamationsbrief an den richtigen Ansprechpartner richten. Dies verkürzt die Wartezeit auf die Rückantwort.
• Nennen Sie die Bestellnummer/Auftragsnummer/Kundennummer im Betreff. Geben Sie dem Adressaten Ihres Reklamationsbriefes alle notwendigen Informationen an die Hand, um Ihr Schreiben richtig zuzuordnen.
• Schildern Sie nun kurz den Sachverhalt, teilen Sie beispielsweise mit, welchen Artikel Sie wann gekauft haben.
• Listen Sie nun so detailliert wie möglich die zu reklamierenden Mängel auf. Je konkreter hier Ihre Angaben sind, desto leichter wird es dem Sachbearbeiter fallen, die Angelegenheit richtig einzuschätzen.
• Nachfolgend teilen Sie mit, wie Sie sich die Regulierung der Angelegenheit vorstellen. Geben Sie Ihrem Ansprechpartner außerdem Ihre Kontaktdaten bekannt, damit eine Rücksprache zeitnah erfolgen kann.
• Falls erforderlich, können Sie am Ende Ihres Reklamationsbriefes noch eine Frist setzen, binnen derer Ihrer Ansicht nach eine Gesamtklärung des Sachverhalts erfolgt sein sollte. Achten Sie hierbei darauf, einen realistischen Zeitrahmen anzusetzen.
• Um ganz sicher zu gehen, dass Ihr Schreiben auch auf dem richtigen Schreibtisch landet und dort dann auch bearbeitet wird, können Sie es vorab faxen und sich den Eingang dann telefonisch bestätigen lassen. Notieren Sie bei dieser Gelegenheit auch gleich die Telefonnummer des für Sie zuständigen Ansprechpartners, so dass Sie diesen gegebenenfalls noch einmal telefonisch kontaktieren können. Auch sinnvoll kann eine Übersendung des Schreibens per Einschreiben/Rückschein sein.
• Sollte Ihr Reklamationsbrief nicht den gewünschten Effekt erzielen, lassen Sie sich gegebenenfalls von einem Rechtsanwalt beraten.  Hierfür kann es sich als sehr nützlich erweisen, wenn Sie diesem sämtliche Unterlagen, eine Kopie Ihres Schreibens sowie Notizen über mögliche Telefonate zur Verfügung stellen können.