Lieferschein und Rechnung - Informatives

Der Lieferschein kann formlos erstellt werden

• Mit einem Lieferschein erhalten Sie lediglich Auskunft über den gelieferten Artikel. Dieser wird dementsprechend direkt mit der Auslieferung des Artikels beigelegt. Eine andere Bezeichnung für dieses Dokument ist Warenbegleitschein.

• Für Unternehmen besteht keine Verpflichtung, Kunden mit Auslieferung der Waren einen Lieferschein auszustellen. Zugleich gibt es für diesen Warenbegleitschein auch keine gesetzlichen Anforderungen, sodass das Unternehmen selbst Form und Inhalt bestimmen kann.

• Häufig finden Sie auf einem Lieferschein allerdings einheitliche Angaben wie das Liefer- und Bestelldatum, die Artikelbezeichnung und Liefermenge, die Einheiten und eventuell noch den Preis.

Bei der Rechnungsstellung sind gesetzliche Vorgaben zu beachten

Im Gegensatz zum Lieferschein sind Unternehmen zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Zudem gibt es bei der Ausstellung einige rechtliche Vorgaben zu beachten. So muss das Dokument einige Angaben zwingend enthalten. Lediglich bei der Berechnung von Kleinbeträgen von unter 100 Euro können Unternehmen weniger Daten angeben.

• Zunächst einmal muss eine Rechnung auch als solche bezeichnet werden, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, um was für ein Dokument es sich handelt. Ist ein Unternehmen zugleich auch der Lieferant, dann kommt es häufig vor, dass das mitgelieferte Dokument die Bezeichnung „Rechnung/Lieferschein“ trägt.

• Zu den gesetzlich vorgegebenen Angaben zählen zunächst die Angaben zum Unternehmen wie auch zum Empfänger. Zugleich müssen das Ausstellungsdatum, das Datum der Lieferung oder Leistung und eine Rechnungsnummer vorhanden sein. Auch die Menge, eine Artikel- oder Leistungsbezeichnung sowie Angaben zu den berechneten Beträgen sowie der eventuell angewandte Steuersatz sind anzugeben. Die Beträge setzen sich dabei aus dem Nettobetrag, sowie dem Steuerbetrag und der Gesamtsumme zusammen. Wird keine Mehrwertsteuer aufgeführt, dann muss der Grund dem Dokument zu entnehmen sein, wie zum Beispiel ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

• Weitere Angaben müssen zudem noch auf dem Dokument aufgeführt werden, wenn zum Beispiel das Reverse-Charge-Verfahren angewandt wurde, denn dann sind neben einem Hinweis auf dieses angewandte Verfahren auch beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern anzugeben. Eine weitere Besonderheit ist bei der Berechnung von Bauleistungen zu beachten. In diesen speziellen Fällen muss eine Aufbewahrungspflicht mit ausgewiesen werden.

Kaufleute müssen sich bei beiden Dokumenten an die geltenden Aufbewahrungspflichten halten, die beim Lieferschein bei sechs Jahren und bei der Rechnung bei zehn Jahren liegen. Als Verbraucher müssen Sie diese nicht beachten, jedoch kann eine Rechnung bei der Inanspruchnahme einer Garantie als wichtiger Beleg dienen.