Der wesentliche Unterschied zwischen qualitativem und quantitativem Personalbedarf besteht darin, dass Sie mit quantitativer Planung die Anzahl der künftig benötigten Mitarbeiter festlegen und mit qualitativer Planung beschreiben, über welche Kenntnisse und Fähigkeiten diese Mitarbeiter verfügen sollten.
"Stellenbündel" - Vorbereitung der Personalbedarfsplanung
- Bevor Sie mit quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung loslegen können, müssen Sie zunächst sogenannte "Stellenbündel" aufstellen. In diesen "Stellenbündeln" fassen Sie das Tätigkeits- und Anforderungsprofil der zu besetzenden Stellen zusammen.
- Mithilfe von zwei Analyseschritten erarbeiten Sie die "Stellenbündeln". Zunächst definieren Sie den Ist-Zustand, also welche Aufgaben sind aktuell in den "Stellenbündeln" zu erledigen. Analysieren Sie dabei auch die Konsequenzen, die aufgrund von Schlecht- oder Nichterfüllung, eintraten.
- Im zweiten Schritt untersuchen Sie, welche künftigen Aufgabenschwerpunkte ein "Stellenbündel" umfassen soll. Erst danach können Sie Ihren Personalbedarf konkret ermitteln.
Quantitativer Bedarf - so ermitteln Sie ihn
- Zunächst ermitteln Sie Ihren künftigen Brutto-Personalbedarf sowie Personalbestand, um damit Ihren Netto-Bedarf zu berechnen. Unter Brutto-Bedarf versteht man den Einsatz- und Reservebedarf. Der Einsatzbedarf ist der Bedarf an Personal, den Sie zur Erledigung der Aufgaben benötigen. Mit dem Reservebedarf sind Ausfälle gemeint, die aufgrund von Fehlzeiten (z. B. Krankheit oder Urlaub) eintreten.
- Den künftigen Personalbestand können Sie nur abschätzen. Berücksichtigen Sie dabei beispielsweise die Fluktuation in Ihrem Unternehmen, bevorstehende Pensionierungen, aber auch künftige Neuzugänge.
- Schließlich berechnen Sie Ihren Personalbedarf mit folgender Formel: künftiger Brutto-Bedarf - künftiger Personalbestand = Netto-Bedarf.
- Ist der Netto-Bedarf größer als Null, dann besteht für Sie ein Personalbeschaffungsbedarf. Sie müssen also neue Mitarbeiter einstellen. Ist der Netto-Bedarf allerdings kleiner als Null, haben Sie ein Übermaß. Folglich müssen Sie Mitarbeiter entlassen.
- Sie sehen, bei quantitativer Planung geht es vor allem um Personalzahlen. Qualifikationen und Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter sind dabei obsolet. Diese spielen bei quantitativer Planung eine große Rolle.
Qualitativer Personalbedarf - so gehen Sie vor
- Mit der qualitativen Personalbedarfsplanung erleichtern Sie sich die rechtzeitige Beschaffung von neuen und qualifizierten Mitarbeitern und haben die Personalentwicklung besser im Blick.
- Die Ermittlung des qualitativen Bedarfs nehmen Sie in drei Schritten vor: Zuerst legen Sie die Leistungen fest, die künftige Mitarbeiter erbringen sollen. Danach ermitteln Sie das Anforderungsprofil, das sich direkt aus den künftigen Leistungen ergibt. Schließlich leiten Sie die Qualifikationen ab, die erforderlich sind, um dem Anforderungsprofil zu entsprechen.
- Anhand dessen können Sie nun gezielt auf dem Arbeitsmarkt nach entsprechenden Mitarbeitern suchen.
Mit quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung vermeiden Sie Personalengpässe bzw. -überschüsse und halten die Personalkosten möglichst gering.
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