Auftragsbestätigung oder Gegenangebot?
Wenn Sie als Auftraggeber eine Auftragsbestätigung erhalten, dann sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit vor allem auf das Eine richten: Überprüfen Sie, ob es sich bei dem erhaltenen Dokument tatsächlich um eine Bestätigung handelt. Eine Auftragsbestätigung ist nur dann eine solche, wenn der Auftragnehmer mit dem Schreiben die zuvor mündlich besprochenen Bedingungen für den Auftrag änderungslos bestätigt.
- Vergleichen Sie die fixierten Kosten mit Ihren eigenen Kalkulationen zu den Kosten des Auftrags. Nehmen Sie eventuell Notizen zur Hand, die Sie während des Gesprächs mit dem Auftragnehmer gemacht haben.
- Durchsuchen Sie das Dokument nun nach Stellen, an denen der Auftragnehmer auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen seiner Firma verweist.
- Setzen Sie sich für den Fall eines solchen Verweises mit den Geschäftsbedingungen auseinander und überprüfen Sie, ob jene im Konsens mit Ihrem Angebot stehen.
- Eine rechtswirksame Auftragsbestätigung ist mit einem Stempel und einer Unterschrift versehen. Prüfen Sie daher Stempel und Unterschrift. Ist eine der beiden Komponenten nicht vorhanden, dann kann das Grund zur Reklamation sein.
- Bei Warenanlieferungen richten Sie Ihr Augenmerk abschließend auf Streichungen oder Ergänzungen des Lieferanten. Diese sind mit Vorsicht zu genießen und müssen noch in Anwesenheit des Lieferanten auf den Konsens mit Ihren getroffenen Auftragsvereinbarungen inspiziert werden.
Ist einer der genannten Punkte im Dokument fehlerhaft, fehlt einer der Posten oder sind ungefragt Änderungen vorgenommen worden, dann gilt das Dokument nicht als Bestätigung, sondern als Gegenangebot zu Ihrem ursprünglichen Auftrag. Ein solches können Sie entweder bestätigen oder ablehnen.
Digitales Prüfen von Auftragsbestätigungen
Gehen Sie beim Prüfen der Auftragsbestätigung immer nach einer Checkliste vor. Dank des Technologiezeitalters geht das bequem auch digital.
- Mit Systemen wie EDI funktioniert der Kontrollvorgang am leichtesten. Mit dem System können Aufträge bestätigt, Bestätigungen überprüft und Lieferungen verwaltet werden. Das funktioniert selbstverständlich nur in Absprache mit dem Lieferanten.
- Großer Vorteil des digitalen Prüfens ist die umgehende Reklamierungsmöglichkeit. Binnen Sekunden können Aufträge und Lieferungen editiert, bestätigt oder abgelehnt werden. Ein Unternehmen sollte daher immer über ein entsprechendes Prüfsystem verfügen. Sind Sie Privatmann und kaufen kleine Mengen ein, dann tut es eine handschriftliche Checkliste zur Not genauso.
- Auch wenn Sie sich für EDI oder ein ähnliches System entscheiden: Es kann durchaus Sinn machen, für die Anlieferung zusätzlich einen Ausdruck der Checkliste zur Hand zu haben. Auf diese Weise können Posten schneller und bequemer abgehakt oder markiert werden. Doppelt hält in diesem Fall besser!
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